Wiadomości e-mail poza biurem: wszystko, co powinieneś (a nie powinieneś) zawierać

W świecie pracy istnieje niewiele więcej akronimów niż „OOO”. Poza tym jest bramą obietnicy beztroskiej egzystencji, ustanawiając wiadomość o nieobecności na e-mailu służbowym to praktyczny sposób, aby poinformować współpracowników i klientów, że trudno będzie się z tobą skontaktować - jeśli nie będzie nieosiągalny - dla niektórych Ilość czasu. Chociaż nie ma potrzeby, aby go przemyślać (nie piszesz tutaj powieści), ma to znaczenie, co dołączasz.

Wstępne napisanie wiadomości o nieobecności może być trochę niewygodne i zrobotyzowane, ale jest konieczne i pomocny dla każdego, kto może spróbować dotrzeć, gdy popijasz Mai Tais na plaży lub wędrujesz po Machu Picchu. (Plus, ustawienie wiadomości o nieobecności pomoże ci odłączyć i zrelaksować się, jeśli masz problemy z wyjściem z pracy w pracy.) Oto, co powiedzieć (a czego nie powiedzieć) w automatycznej odpowiedzi na wakacje.

ZWIĄZANE Z: 9 sposobów oszczędzania na wakacje, na które zasługujesz

1. Dołącz pozdrowienie i podpis.

Oczywiście sposób uruchomienia wiadomości OOO zależy od osobistych preferencji i środowiska pracy. Chociaż wielkie „cześć” nie jest absolutnie konieczne, musisz gdzieś zacząć i fajnie jest dodać ludzki akcent. Jeśli przejście do „Jestem obecnie poza biurem ...” wydaje ci się zbyt dziwne i oderwane od ciebie, zrób to za pomocą prostego „Cześć” lub „Dziękuję za e-maila”.

To samo dotyczy twojego podpisu. Możesz zrezygnować z daty powrotu, ale jeśli ma to sens, aby zakończyć coś w stylu „Dziękuję!”, „Najlepiej” (twoje imię) lub „Miłego weekendu (lub wstaw tutaj wakacje)!”, idź dla tego.

2. Podaj, jak długo Cię nie będzie.

Wspomnij o datach rozpoczęcia i zakończenia: „Będę podróżował w dniach 3–7 lipca i nie będę sprawdzać wiadomości e-mail. Odpowiem na twoją notatkę tak szybko, jak to możliwe, kiedy wrócę do biura 8 lipca. ”(Nie zapomnij wyłączyć funkcji odpowiadania na wakacje po powrocie!).

3. Podaj, czy będziesz sprawdzać pocztę e-mail.

Wiadomość o nieobecności nie jest przydatna tylko wtedy, gdy całkowicie schodzisz z sieci. Możesz podróżować do pracy lub pracować zdalnie, co utrudnia komunikację i utrudnia połączenie Wi-Fi. Jeśli nie będziesz sprawdzać ani odpowiadać na wiadomości e-mail, powiedz to (patrz powyższy przykład). W przeciwnym razie pomocne jest ustawienie komunikatu ostrzegającego osoby, że nie będziesz tak łatwo osiągalny z powodu podróży lub obowiązków na miejscu. Chodzi o ustalenie oczekiwań osób, które chcą się z tobą skontaktować. Na przykład: „Dziękuję za notatkę! Będę podróżować na sesję zdjęciową do 3 lipca i będę okresowo sprawdzać pocztę e-mail / mam ograniczony dostęp do wiadomości e-mail i odpowiedź może być wolna ”.

4. Podaj, jak się z tobą skontaktować (jeśli w ogóle).

Jeśli będziesz dostępny z pewną pojemnością, opisz, jak dokładnie się skontaktować. Na przykład: „Nie będę sprawdzać wiadomości e-mail, ale jeśli chcesz się ze mną skontaktować z jakiegokolwiek powodu, skontaktuj się ze mną w mojej komórce…” Lub: „Jeśli jest to zależne od czasu, prosimy o ponowne przesłanie wiadomości e-mail w dniu (data powrotu), więc znajduje się na górze mojej skrzynki odbiorczej. ”Lub:„ W przypadku pilnych wniosków prosimy o kontakt (nazwisko asystenta, kolegi, freelancera lub innego dostępnego urzędu pokrycie)". Zanim dodasz dane kontaktowe innego współpracownika do swojej OOO, wyczyść je - nawet jeśli jesteś ich przełożonym, heads-up jest nadal miłą uprzejmością.

5. Unikaj niepotrzebnych danych osobowych.

Jeśli wychodzisz na urlop macierzyński / ojcowski lub bierzesz ślub w ten weekend (!), To w porządku, jeśli to możliwe - ale o tyle, o ile osobiste udostępnianie musi odbyć się w odpowiedzi automatycznej. Zastanów się, jak możesz zareagować na wiadomość o nieobecności, podając zbyt wiele danych osobowych. Chcesz, aby osoba otrzymująca wiadomość wiedziała a), czy będziesz odpowiadać na jej adres e-mail, oraz b), kiedy może spodziewać się odpowiedzi od Ciebie. Wszystko inne jest prawdopodobnie TMI, więc nie krępuj się.

ZWIĄZANE Z:Najlepszy sposób na podpisanie e-maila, jeśli chcesz uzyskać szybką odpowiedź