Przepraszamy za opóźnienie: wyślij e-mailem wskazówki dotyczące zaległej odpowiedzi

Każdy nasz produkt został niezależnie wybrany i sprawdzony przez nasz zespół redakcyjny. Jeśli dokonasz zakupu za pomocą zawartych w nim linków, możemy otrzymać prowizję.

Każdy, kto ma długi w e-mailach, wie, jak stresujące może być zawdzięczenie komuś (lub wielu osobom) odpowiedzi. Wiedzą także, jak trudno jest stawić czoła muzyce, posiadać opieszałość i nacisnąć „wyślij”.

Czy warto doceniać i przepraszać za opóźnienie, czy grać to fajnie i zachowywać się, jakby nic się nie działo? Czy po pewnym czasie warto w ogóle odpowiedzieć? Przed popełnieniem jakiegokolwiek Etykieta e-mailowa faux pas, przeczytaj największe dos i nie odpowiadaj późno na wiadomość e-mail, prosto od dwóch ekspertów od etykiety (plus kilka przykładowych odpowiedzi na początek).

1. Sprawdź, czy tak naprawdę spóźniasz się z odpowiedzią.

„Zdecyduj, czy naprawdę się spóźniasz, czy po prostu czujesz się winny” - mówi Diane Gottsman, ekspert w dziedzinie etykiet krajowych, autor

2. W przeważającej części warto przeprosić.

Zdarza się, że wszyscy nie dotrzymują terminów lub zapominają o odpisaniu - nigdy nie boli to potwierdzić przed przejściem dalej. „Kiedy tak się dzieje, konieczne są przeprosiny”, mówi Jodi R. R. Smith, prezes Mannersmith etykieta doradztwo i autor Książka etykiet: kompletny przewodnik po nowoczesnych manierach ($10; amazon.com). „Przeproś i poprowadź rozmowę do przodu”.

3. Mów krótko i do rzeczy.

„Celem wiadomości e-mail jest szybkie, informacyjne i zwięzłe. W ten sposób powinieneś poradzić sobie z niedopatrzeniem polegającym na niezwłocznym reagowaniu (celowo lub nie) ”, mówi Gottsman. Nie trzeba woskować poetyki, dzielić się TMI ani wymyślać wymówek.

„Wyjaśnienia często przeszkadzają” - mówi Smith. „Nie trzeba tworzyć wysokich opowieści, a na pewno nie trzeba brzydkiej prawdy”.

Jeśli zamierzasz wprowadzić w to odrobinę osobowości, Gottsman mówi, aby przejść do czegoś prostego: „Przykro mi, że nie wróciłem do ciebie wcześniej. Badałem twoją prośbę i mimowolnie przeoczyłem natychmiastową odpowiedź. ”I zostaw to.

4. Wybierz mądrze słowa.

Oczywiście, jeśli jesteś blisko drugiej osoby, odpowiedni jest bardziej swobodny i konwersacyjny ton. Gottsman mówi odpowiedź w stylu: „O rany, bardzo mi przykro, że tak długo wróciłem do ciebie. Proszę wybacz mi! ”Jest świetny dla kogoś, kto jest bliski, ale może nie do profesjonalnej wymiany wiadomości e-mail z szefem. Jedno zwierzę domowe wkurza wielu menedżerów, gdy raport odpowiada późno, używając slangu typu „Mój zły”. Wydaje się być nonszalancki lub nieszczery. Lepiej trzymać się profesjonalnego, wypróbowanego i prawdziwego typu: „Przepraszam za opóźnienie, zajmę się tym i lepiej pójdę naprzód”.

5. Postanowić być lepszym.

Posiadanie e-maila z terminem usiąść i usiąść w skrzynce odbiorczej nie jest zabawne - a także niewygodne dla drugiej osoby. „Postaraj się w przyszłości oflagować ważne e-maile, aby nie zostały przeoczone” - mówi Gottsman. „Zwlekanie ze spóźnioną reakcją tylko pogarsza sytuację”.

Kilka przykładowych wiadomości e-mail z opóźnioną odpowiedzią

Jeśli nie dotrzymałeś ważnego terminu pracy, Smith mówi, że jesteś jego właścicielem, a następnie dziękuję za cierpliwość:

„Proszę wybaczyć opóźnienie. Kończymy teraz projekt i jutro otrzymamy od COB wszystkie wymagane informacje. Dziękujemy za dodatkowy czas, ponieważ mogliśmy w pełni odpowiedzieć na wszystkie pytania i czekamy na rozmowę z tobą na spotkaniu w przyszłym tygodniu. ”

Jeśli ktoś wysłał ci przyjazną notatkę bez terminu, ale oznacza to uprzejmą odpowiedź, Gottsman sugeruje:

„Dziękuję za miły e-mail dotyczący mojej ostatniej promocji. Od kilku dni przeprowadzam się z biura i czas mi ucieka. Nie mogę się doczekać spotkania z tobą w przyszłym tygodniu miksera ”.

Jeśli ty całkowicie nie dotrzymał terminu RSVPSmith mówi: „spraw, aby mea culpa była krótka i słodka, i skup się na wydarzeniu”.

„Bardzo mi przykro, że przegapiłem twoją datę RSVP, oczywiście będziemy na twoim specjalnym wydarzeniu. Mam już sukienkę, a mój mąż planuje nosić buty do tańca. ”

Jeśli otrzymałeś złe wieści od znajomego lub krewnego i odłożyłeś odpowiedź, Smith lubi takie łagodne podejście:

„Twój e-mail był dla mnie całkowitą niespodzianką i chciałem poczekać, aż będę miał chwilę, by naprawdę odpowiedzieć. To musi być bardzo trudny czas… ”

Jedyny czas, w którym nie można odpowiadać

„Jeśli wiadomość e-mail jest czymś, co Cię nie interesuje (pomyśl: masowe nakłanianie) lub od kogoś, kogo wolisz zablokować, naciśnij„ usuń ”i nie zastanawiaj się dwa razy”, mówi Gottsman.

ZWIĄZANE Z: Wszystko, co powinieneś (a nie powinieneś) zawierać w e-mailu „Poza biurem”