Podręcznik etykiety technicznej

Jodi R. R. Smith, autorOd pojęcia nieświadomego do klasowego: maniery dla współczesnej kobiety($10,amazon.com): Jeśli prowadzisz rozmowę trwającą dłużej niż dwie minuty, tak, oba pąki muszą wyjść - niezależnie od tego, czy wyłączysz urządzenie, czy nie. Dotyczy to również słuchawki Bluetooth.
Joni Blecher, dyrektor redakcjiLetsTalk.com: Tak. Ludzie chcą wiedzieć, że osoba, z którą rozmawia, naprawdę zwraca na nie uwagę.
Sue Fox, założyciel i prezesEtiquetteSurvival.com: Pamiętaj, że ― etykieta polega na zwiększeniu komfortu drugiej osoby. Jak wygodnie twój przyjaciel może z tobą rozmawiać, gdy masz coś w uszach?

Czy niegrzecznie jest sprawdzać swój PDA w domu znajomego?

Blecher: Troszkę. Ale jeśli dotrzesz do domu przyjaciela i wyjaśnisz, że musisz sprawdzić kilka e-maili przed wizytą, abyś mógł poświęcić jej całą uwagę, prawdopodobnie zrozumie.

Kowal: To zależy od tego, jak go używasz. Jeśli sprawdzasz coś istotnego dla Twojej wizyty, to nie. Jeśli znajdziesz inne e-maile, wyślesz znudzoną wiadomość.
Will Schwalbe, współautorWyślij: dlaczego ludzie tak źle wysyłają wiadomości e-mail i jak to zrobić lepiej($14,amazon.com): Pomyśl o swoim PDA jak o krzyżówce. Wszędzie, gdzie można pracować nad krzyżówką, dobrze jest sprawdzić swój PDA.

Jak szybko musisz odpowiedzieć na e-mail? Czy standardy różnią się w przypadku e-maili służbowych od e-maili osobistych?

Schwalbe: Chodzi o spójność. Jeśli zamierzasz odstąpić od tego, co zwykle robisz, skorzystaj z asystenta poza biurem lub ustawienie automatycznej odpowiedzi, aby ludzie wiedzieli, dlaczego mogą nie słyszeć od ciebie tak szybko, jak są przyzwyczajeni. Nie chcesz, żeby myśleli, że cię jakoś obrazili lub że ich ignorujesz.
Judith Kallos, nadzorujeNetManners.com: Brak odpowiedzi szybko ― w ciągu kilku godzin i na pewno pod koniec dnia ― na dowolny e-mail może sprawić, że druga strona poczuje się, jakby została przeoczona. Szczególnie ważne jest szybkie reagowanie na e-maile biznesowe, ponieważ jest to profesjonalny i uprzejmy.
Anna Post, ekspert ds. Etykiety technologicznej w Instytucie Emily Post: Im szybciej odpowiesz poprawnie, tym lepiej. Nigdy nie zostawiaj kogoś wiszącego.

Pier M. Forni, autorRozwiązanie obywatelskie: co robić, gdy ludzie są niegrzeczni($9.50,amazon.com): O ile osoba ta nie poprosiła o coś konkretnego lub wyczujesz nutkę nagłej potrzeby, nie ma nic sprzecznego w odpowiedzi na wiadomość tekstową „Czy możemy porozmawiać później?”.
Schwalbe: Zastanów się, jaki jest najlepszy sposób na odpowiedź. Jeśli ktoś dzwonił do ciebie, aby uzyskać wskazówki, na przykład, odpowiedz e-mailem, aby wysłać mapę.
Blecher: Jeśli wyślesz SMS-a do kogoś, ponieważ nie chcesz rozmawiać, a osoba oddzwoni, nie odpowiadaj. Jeśli odpowiesz, druga osoba natychmiast wyczuje twój zły nastrój i może się obrazić. Po prostu odeślij, że nie możesz teraz rozmawiać, ale zadzwonisz później. Twój przyjaciel ci podziękuje.

Czy używanie BCC (ślepej kopii) w wiadomościach e-mail jest podstępne?

Schwalbe: Tak, jest to również niebezpieczne, ponieważ Twoje BCC może zostać ujawnione, jeśli niewidomy odbiorca kliknie opcję Odpowiedz wszystkim lub przekaże wiadomość e-mail innej osobie. Aby się przed tym zabezpieczyć, prześlij wiadomość oddzielnie z wyjaśnieniem.
Kallos: Używanie go, aby sprawić, że ktoś wygląda źle lub e-tattle na kogoś, nie jest właściwe. BCC najlepiej służy do ochrony adresów e-mail kontaktów przed kontaktem z nieznajomymi.
Kowal: BCC może być podstępny, ale także przydatny. Jeśli uważasz, że dyskusja e-mailowa może przerodzić się w większy problem, możesz skontaktować się z szefem, aby uświadomić jej sytuację. Nie zalewaj jej kopiami każdego wysłanego e-maila.

Czy możesz rozmawiać przez telefon komórkowy, gdy zamawiasz jedzenie, dostajesz włosy, bankowość itp.?

Blecher: Niegrzecznie jest rozmawiać przez telefon podczas interakcji z innymi osobami - bez względu na to, kim oni są.
Poczta: Nie. I nie zapomnij o ludziach wokół ciebie ― usłyszą twoją rozmowę.
Kowal: Powinniście traktować wszystkich ze zwykłą przyzwoitością i szacunkiem. Więc nie rób tego nikomu.

Jak zakończyć czasochłonną wymianę wiadomości e-mail?

Schwalbe: Gdy pingi w tę iz powrotem przeszły do ​​jednego słowa, oznacza to, że rozmowa się zakończyła. Jeśli otrzymujesz zbyt wiele wiadomości e-mail, może to oznaczać, że wysyłasz zbyt wiele.
Kowal: Jeśli to dobra przyjaciółka, powiedz jej, że świetnie się bawili, ale musisz już iść. Jeśli to klient, który jest przyjacielem, powiedz jej, że musisz wrócić do pracy, ale chętnie nadrobię zaległości, gdy zobaczysz ją następnym razem.
Forni: Najpierw przypomnij sobie, że twój czas jest po prostu twój. Następnie powiedz na przykład: „Linda, chciałbym porozmawiać, ale mam dziś spotkania wzajemne i muszę zabrać się do pracy”.

Schwalbe: Jeśli możesz pochwalić kogoś za nagrodę lub promocję, oznacza to, że odrobiłeś pracę domową. Ale przywoływanie danych osobowych może być prześladujące. Jeśli chodzi o randki, myślę, że ludzie oczekują od nich Google przed pierwszą randką.
Kowal: Znalezienie czegoś o tej osobie, co zostałoby ostatnio wydrukowane w gazecie ― nowy klient, powiedz ― jest w porządku, aby wspomnieć. Wszystko inne, jak to, gdzie poszła do liceum, robi się przerażające.
Lis: Zadaj sobie pytanie, co czułbyś się swobodnie, gdy ktoś o tobie wie. Dobre wieści, takie jak małżeństwo, są ogólnie OK, ale upewnij się, że informacje są aktualne ― w ciągu ostatnich sześciu miesięcy ― i są istotne dla rozmowy. A jeśli naprawdę musisz kopać, aby uzyskać informacje, możesz nie chcieć o tym wspominać.

Czy emotikony są odpowiednie do używania w biurowych wiadomościach e-mail?

Kallos: Tak, gdy jest stosowany oszczędnie i dyskretnie. Czasami używam ich, aby złagodzić cios u współpracowników, kiedy sugeruję coś mocnego lub poprawiam, a rzeczy muszą zostać rozjaśnione.
Schwalbe: Kocham ich. Są szybkim i łatwym sposobem na dodanie przyjaznego tonu, ale pamiętaj - nie zdejmą kolca z obelgi. Jednak w biznesie używaj ich tylko z ludźmi, których dobrze znasz, i nigdy w pierwszej uwerturze.
Kowal: Jeśli druga osoba ich używa, śmiało. Jeśli nie znasz dobrze tej osoby, najlepiej nie być pierwszym.

Czy można pominąć powitanie i zamknięcie e-maila biznesowego?

Kallos: Nie. Będziesz postrzegany jako nagły, a nawet niegrzeczny. Nie dzwoń do kogoś przez telefon, zacznij rozmawiać i rozłącz się bez pożegnania.
Schwalbe: Można je pominąć po pierwszym e-mailu, jeśli przeglądasz krótkie wiadomości.
Kowal: E-maile służbowe są często drukowane i przekazywane osobom, które mogą Cię nie znać i co robisz, dlatego należy podać swoje pełne imię i nazwisko, tytuł, firmę i dane kontaktowe jako część swojego podpis.

Przypadkowo przesłałeś wiadomość e-mail do znajomego, w którym (przewiń w dół) źle napisałeś do jej partnera. Co robisz?

Kowal: E-mail jest pełen niebezpieczeństw. Natychmiast do niej zadzwoń, powiedz jej, że wysłałeś e-mail, którego nie powinieneś wysłać, i błagaj o wybaczenie.
Kallos: Musisz do niej zadzwonić, żeby powiedzieć jej, jak bardzo ci przykro. To nie będzie łatwe, ale podniesienie telefonu jest właściwe. I pamiętaj, że dobre wykorzystanie technologii tkwi w szczegółach. Zanim klikniesz Wyślij, spójrz jeszcze raz na to, co wysyłasz do kogo.
Poczta: Próba uzasadnienia lub wyjaśnienia bolesnych rzeczy, które powiedziałeś, tylko pogorszy sprawę. Przeproś, a następnie zapytaj, czy możesz zrobić coś jeszcze, aby wszystko naprawić.

Czy można wysyłać wiadomości SMS lub e-mail z ważnymi wiadomościami (nowa praca, ciąża)?

Kowal: Ponieważ najbliżsi nie zawsze są w pobliżu, a zebranie wszystkich naraz może być wyzwaniem, wiadomość e-mail to dobra wiadomość. Powiedz coś w stylu „normalnie powiedziałbym ci osobiście, ale chciałem poinformować was wszystkich w tym samym czasie, czego oczekuję!”
Kallos: Możesz dzielić się dobrymi wiadomościami z przyjaciółmi, ale nie wysyłałbym mojej mamie e-maila, że ​​jestem zaręczony!
Poczta: To zależy od odbiorców. Dobrą zasadą jest to, że jeśli są to osoby, z którymi zwykle komunikujesz się za pośrednictwem poczty e-mail, jest to w porządku.

Kowal: Powiedz, że kochasz jej blog, ale ponieważ niektórzy czytelnicy nie znają jej tak dobrze jak ty, mogą źle interpretować jej wypowiedzi. Jeśli stanie się defensywna, wycofaj się. Ale jeśli informacje na jej blogu powodują problem z bezpieczeństwem - na przykład, że może przyciągać prześladowcę - jesteś moralnie zobowiązany do tego, aby powiedzieć.
Schwalbe: Zadałbym to jako pytanie, na przykład: „Jak decydujesz, co jest zbyt osobiste dla twojego bloga?” To daje jej możliwość głoszenia filozofii (w takim przypadku to jej sprawa) lub przyznania się, że jej nie ma. W takim przypadku Twój wkład może być mile widziany.
Lis: Niezamówiona rada jest trudna do udzielenia, ale w takiej sytuacji konieczne jest zabranie głosu. Zanim podasz konkretne przykłady treści, które uważasz za kłopotliwe dla jej życia zawodowego lub osobistego, wyjaśnij, że mówisz coś tylko z troski i nie oceniasz jej.

Czy możesz zignorować kogoś, kto cię „zaprzyjaźni”?

Poczta: Tak. Zapewnienie komuś, komu nie do końca ufasz, dostępu do danych osobowych jest kwestią bezpieczeństwa.
Blecher: Jeśli osoby w Twojej sieci mogą publikować i wyświetlać zdjęcia oraz śmieszne komentarze na Twój temat, najlepiej ograniczyć dostęp do osób, które naprawdę są Twoimi przyjaciółmi.
Kowal: Oczywiście! Jeśli jest to ktoś, kogo widujesz zbyt często, aby zignorować prośbę, po prostu powiedz jej, że starasz się zachować niski profil w witrynach sieciowych i pozostaw to.

Czy zawsze powinieneś zaakceptować prośbę kolegi z profesjonalnej witryny sieciowej?

Poczta: To naprawdę zależy od tego, jak dobrze znasz osobę, która składa wniosek. Twój profil jest migawką Twojego profesjonalnego wizerunku, więc Twoje połączenia internetowe powinny być zawsze korzystne dla Twojej kariery.
Blecher: Niekoniecznie. Osoba, która pyta, powinna cię poznać wystarczająco dobrze, aby mieć poczucie, czy chcesz dołączyć do jej sieci, czy nie, zanim wyśle ​​zaproszenie. Jeśli cię nie zna, ale chce, nie powinna ślepo próbować połączyć się przez jedną z tych sieci. Powinna poprosić o wzajemny kontakt, aby przedstawił cię osobnym e-mailem lub osobiście.
Kowal: Ponieważ zaakceptowanie może dostarczyć informacji o tobie i wszystkich twoich kontaktach każdej osobie w sieci drugiej osoby (i jej kontaktów itp.), Lepiej pozostawić prośbę na zawsze w toku.

Czy istnieje grzeczny sposób korzystania z połączeń oczekujących?

Poczta: To zależy od tego, z kim rozmawiasz. Twoja babcia może mieć coś przeciwko, jeśli go użyjesz, ale znajomy prawdopodobnie nie miałby nic przeciwko. Jeśli musisz odebrać połączenie, wybacz sobie, a następnie natychmiast powiedz drugiej osobie, że masz kogoś na drugiej linii i musisz do niego wrócić.
Forni: Jest. Jeśli prowadzisz rozmowę towarzyską i istnieje szansa, że ​​przeszkadza Ci klient lub współpracownik, a zwłaszcza szefie, powiedz znajomemu na początku rozmowy, że jeśli otrzymasz kolejne połączenie, musisz je odebrać to.
Lis: Podejmij decyzję na podstawie tego, z kim rozmawiasz. I odwrotnie, jeśli jesteś pierwszym rozmówcą i zbyt długo wieszasz, odłóż słuchawkę. Twój czas też jest ważny.