Zarządzanie pocztą e-mail

Obsługa poczty e-mail jest często scenariuszem przeklętym, jeśli zrobisz, przeklętym, jeśli nie. Albo marnujesz pół dnia na próbę opanowania potopu, odpowiadając na każdą wiadomość, albo ignorujesz swoją skrzynkę, aż pęcznieje jak składowisko odpadów komunalnych. Techniki sortowania i odpowiadania są kluczem do pozostania na czele.

• Użyj funkcji podglądu programu pocztowego, jeśli ma taki. Umożliwi to zerknięcie na kilka pierwszych wierszy wiadomości w osobnym oknie, dzięki czemu nie będziesz musiał otwierać wiadomości e-mail, aby ją przeczytać, i możesz natychmiast usunąć śmieci. Zmniejsza to Twoje szanse na otwarcie wiadomości z załączonym wirusem.
  
• Skorzystaj z folderu roboczego programu pocztowego, tymczasowy pojemnik na wiadomości. „Jeśli wiem, że muszę odpowiedzieć na wiadomość e-mail, ale nie mam czasu ani ochoty, aby zrobić to dobrze poza tym zazwyczaj klikam opcję Odpowiedz lub Odpowiedz wszystkim, a następnie po prostu zapisuję go w folderze wersji roboczych ”, oferuje Walter S. Mossberg,
  instagram viewer
  Dziennik "Wall Street'felietonista ds. technologii osobistych. „Poświęcam więc trochę czasu na przeglądanie szkiców, tworzenie odpowiedzi i wysyłanie ich”. Mądrze jest codziennie wyznaczać określoną godzinę dla tego zadania.
  
• Skonfiguruj foldery w swoim programie pocztowym. Pomoże to uporządkować bałagan zarówno wizualnie, jak i logicznie. Z poziomu skrzynki odbiorczej utwórz foldery dla projektów (klub książki, remont kuchni, wyjazd na kemping) lub dla osób, z którymi regularnie korespondujesz (rodzeństwo, przyjaciele, koledzy). Przenieś pocztę, którą chcesz przechowywać, do odpowiednich folderów jako zapis ciągłej korespondencji. Ważne informacje nie zgubią się w bałaganie lub nie zostaną automatycznie usunięte przez Twój program.
  
• Kosz podczas czytaniaVertreklamy, czat, uwagi, które przeczytałeś. Ale nie przesadzaj: poczta e-mail może być świetnym urządzeniem do archiwizacji. „Uważam e-mail za cenną bazę danych osób, problemów i dat”, mówi Mossberg. Na przykład, jeśli kolega z liceum wysłał ci numer telefonu starego znajomego rok temu i zapomniałeś go zanotować, możesz go łatwo znaleźć, jeśli zapiszesz wiadomość. Lub możesz skontaktować się z tym łowcą głów, który wysłał ci czujkę, gdy kochałeś swoją pracę. Pamiętaj tylko, aby przechowywać ważną wiadomość e-mail w folderach na dysku twardym.
  
• Skonsoliduj całą pocztę w jednej skrzynce odbiorczej. Wiele osób korzysta z kilku usług e-mail: konta służbowego, tego w domu, innego używanego tylko do robienia zakupów. Jeśli dużo podróżujesz lub chcesz zobaczyć wszystkie swoje konta na raz, możesz. Większość programów e-mail umożliwia wysyłanie i odbieranie wiadomości ze wszystkich kont. Odwiedź sekcję pomocy swojej poczty, aby dowiedzieć się, jak to skonfigurować.