11 sekretów dostarczania złych wieści w pracy

Prześlij opinię szybko, ale nie natychmiast.
Nie czekaj na coroczny przegląd, aby wskazać obszary wymagające poprawy. Szybko zwróć uwagę na problemy, aby szczegóły były świeże w twoich umysłach. Dzień po incydencie jest najsłodszym miejscem; trochę czasu tłumi zbyt gorące emocje i pozwala ci się przygotować i bardziej przemyślany swoimi słowami. „W tej chwili obie strony będą miały silniejszą, mniej pomocną reakcję”, mówi Jennifer Porter, partner zarządzający Grupa Boda, firma zajmująca się przywództwem i rozwojem zespołu. Roczne lub kwartalne przeglądy powinny obejmować cele i koncentrować się na opiniach dotyczących przyszłości - na przykład na tym, co ktoś musi zrobić więcej lub mniej, aby przyspieszyć ich karierę („Jeśli miałbyś stać się bardziej biegły w analizie danych, widzę, że skaczesz do następnego poziom").

Zapamiętaj swój zamiar.
Zastanów się przede wszystkim, dlaczego chcesz podzielić się opinią. „Robisz to, ponieważ chcesz pomóc osobie odnieść sukces” - mówi Porter. W tym momencie może wydawać się mniej życzliwe - możesz pomyśleć, że musisz po prostu ograniczyć złe nawyki lub naprawić niechlujną pracę - ale wszelkie informacje zwrotne pomagają zespołowi uczyć się i rozwijać. Ty też chcesz zdobyć ich zaufanie. „Jeśli nie dostarczysz informacji zwrotnych, ktoś inny zrobi i może nie wykonać tak dobrej roboty, jak Ty”, mówi Freyan Billimoria, dyrektor ds. Operacyjnych w Skillshare, internetowa społeczność edukacyjna. Podczas rozmowy wyrażaj swój zamiar. Powiedz: „Mówię ci to, ponieważ zależy mi na tobie i chcę, abyś był jak najbardziej skuteczny”.

Pomyśl o treści, a nie o dostarczeniu.
Wielu menedżerów martwi się tym, jak złagodzą cios zamiast tego, co zamierzają powiedzieć, mówi Porter. „To jak przygotowanie się do wygłoszenia przemówienia i skupienie się na tym, co będziesz nosić, a nie na treści prezentacji” - zauważa. Zadaj sobie pytanie: „Jakie jest moje główne przesłanie? Co mam nadzieję, że ta osoba odbierze rozmowę? Co chcę zrobić dalej? ”Napisz, co powiesz i poćwicz pod prysznicem lub u zaufanego współpracownika. Zeruj się na zachowaniu lub działaniu zamiast dyskutować o uczuciach i dawaj konkretne przykłady „Zauważyłem, że sześć razy przeszkadzałeś ludziom na tym spotkaniu” (w porównaniu z „Jesteś niegrzeczny współpracownicy").

ZWIĄZANE Z: Oto dokładnie, jak uzyskać elastyczny harmonogram w pracy

Zacznij od pytania.
Dyskusja powinna być dialogiem, a nie monologiem. Powiedz: „Chciałbym z tobą porozmawiać, aby podzielić się swoją opinią. Czy to w porządku? ”Ludzka natura mówi„ tak ”, ale pytając o pozwolenie, możesz wzmocnić związek, mówi Porter. Kolejna taktyka: poproś drugą osobę o prowadzenie rozmowy. Powiedz: „Chciałbym z tobą porozmawiać x. Jak myślisz, co poszło dobrze? Jak myślisz, czego nie zrobiłeś? Daj swojemu pracownikowi czas na odpowiedź. „W wielu przypadkach wiedzą już, gdzie się nie udaje”, mówi Fran Hauser, autor Mit miłej dziewczyny ($16; amazon.com). „Gdy wrobisz rozmowę jako współpracę zamiast krytyki, ton jest bardziej wspierający”.

Użyj mniej słów.
Bądź jak najbardziej konkretny. Niewyraźne lub banalne zwroty („Musisz popracować nad swoją obecnością na stanowisku kierowniczym”) lub pokryte cukrem informacje zwrotne są dla słuchacza mylące, zwiększając prawdopodobieństwo, że całkowicie stracą twoją rację. „Jeśli użyjesz 100 słów, aby powiedzieć, że ktoś nie dotrzymał terminu, to nadmiernie wyjaśniasz”, mówi Porter. A kiedy załadujesz wypełniające słowa i zmiękczacze („Wiem, że jesteś przepracowany”), opinie zaczynają być osobiste, a uprzedzenia mogą się wkraść, mówi Billimoria. Zamiast tego przejdź do sedna i wspomnij o tym, co zaobserwowałeś. Powiedz: „Zauważyłem, że nie dotrzymaliśmy terminu dwóch ostatnich raportów. Co się stało?"

Nie rozlewaj swojej wiadomości.
Powszechny nawyk umieszczania negatywnych informacji zwrotnych między dwiema pochwałami może być instynktowny, ale jest to jeden z największych błędów popełnianych przez menedżerów, mówi Billimoria. Ukrywanie informacji zwrotnych w komplementach odrzuca moc słów. „Ludzie widzą, że to nadchodzi; wtedy odrzucą pozytywne, czekają na negatywne i nie ufają temu, co masz do powiedzenia ”- mówi Porter. Co możesz zrobić, aby być miłym, ale bezpośrednim: pozytywnie wyrażaj opinie, mówi Hauser. Powiedz: „Wiele idzie dobrze, ale mam konstruktywne opinie na temat niektórych rzeczy, które wymagają poprawy” lub „Mam porady, które mogą ci pomóc”.

ZWIĄZANE Z: Skorzystaj z porad dotyczących zarządzania pocztą e-mail od profesjonalisty

Podaj kontekst.
Dlaczego przejmujesz się, że ktoś spóźnia się z pracą? Czy też nie formatuje prezentacji idealnie? Odpowiedzi mogą być dla Ciebie oczywiste, ale pracownik musi zrozumieć, dlaczego kryje się za tym Twoja opinia. Spróbuj umieścić konkretne uwagi w szerszym kontekście - na przykład: „Gdy nasz dział spóźnia się z pracą, wpływa to również na inne zespoły” lub „Kiedy twoje finanse wygląda na nierównomiernie, może dać ludziom brak pewności co do twoich liczb. ”Hauser wyjaśnia, dlaczego twoja opinia jest ważna, może ułatwić dostarczanie i słyszeć.

Bądźcie empatyczni.
Otrzymywanie krytycznych komentarzy jest trudne. „Nie ma znaczenia, jak dobrze umiesz przekazywać opinie. Wciąż kłuje ”, mówi Porter. Nie bądź zbyt surowy, słuchaj perspektywy drugiej osoby i zachowaj spokój. Ponadto, jeśli możesz, unikaj słowa „ty”. „Subtelne wybory słów mogą sprawić, że rozmowa będzie przypominać dialog, a nie atak”, mówi Hauser. Na przykład zamiast powiedzieć: „Myślę, że można to zrobić inaczej”, powiedz: „Myślę, że można to zrobić inaczej”.

Zrób to osobiście.
Hauser twierdzi, że dostarczanie trudnych wiadomości e-mailem lub telefonem jest kuszące, ale spotkanie osobiście (lub przez Skype lub FaceTime) jest bardziej skuteczne. Pozwala ci odczytywać nawzajem niewerbalne sygnały i zamiary emocjonalne. „Bycie twarzą w twarz to jedyny sposób, aby zapewnić drugiej osobie wyczucie twojego współczucia”, mówi Hauser. Ponadto, jeśli nie widzisz swojego pracownika, trudniej będzie stwierdzić, czy są zdenerwowani, czy nawet zwracają uwagę na to, co mówisz. „Usiądź prosto i utrzymuj kontakt wzrokowy, bez względu na to, jak trudne może to być”, mówi Hauser.

Przygotuj plan działań następczych.
Zakończ rozmowę, omawiając kolejne kroki. Zapytaj, jak możesz być pomocny i wspólnie decyduj, kiedy powinieneś ponownie porozmawiać (dni, tygodnie lub miesiące później, w zależności od problemu). Następnie zamelduj się po dniu lub dwóch, aby zobaczyć, jak się czuje druga osoba. Mówi Porter, to naturalne, że odbiornik informacji zwrotnej odsuwa się trochę ranny od rozmowy, nawet jeśli był produktywny. „Musisz dać ludziom czas na przetworzenie” - mówi Billimoria. „Kluczem do silnych relacji jest zapętlenie.” Gdy to zrobisz, zyskasz zaufanie, które ułatwi dzielenie się opiniami następnym razem.

Pamiętaj też, aby wyrazić pochwałę.
Uczyń dostarczanie pozytywnych informacji zwrotnych częścią rutyny - nie wyciskaj go w nieprzyjemne rozmowy. Chodzi nie tylko o to, by uspokoić ludzi lub dać wszystkim trofeum; pozytywne opinie to narzędzie rozwoju zawodowego. Po pierwsze, jest konstruktywny - przydatne jest, aby ludzie wiedzieli, co robią dobrze, aby mogli to robić dalej. Po drugie, pomaga stworzyć kulturę bardziej otwartą i tolerancyjną na opinie, mówi Porter. Tutaj też bądź konkretny. Powiedz: „Naprawdę podoba mi się sposób, w jaki poradziłeś sobie z tym wyzwaniem” lub „Doceniam to, że rozmawiałeś z innymi działami, aby uzyskać ich wpisowe”. I powtarzaj to często. „Za każdą krytykę powinieneś dać co najmniej pięć pochwał”, mówi Hauser. „To prowadzi ludzi do miejsca, w którym pragną informacji zwrotnej”.