5 porad dotyczących zarządzania pocztą e-mail

Każdy nasz produkt został niezależnie wybrany i sprawdzony przez nasz zespół redakcyjny. Jeśli dokonasz zakupu za pomocą zawartych w nim linków, możemy otrzymać prowizję.

Krok 1: Utwórz foldery

Kiedy używasz skrzynki odbiorczej jako domyślnej pamięci, szybko staje się ona cyfrową szufladą na śmieci, co sprawia, że ​​znalezienie tego, czego potrzebujesz, jest trudne, mówi Peggy Duncan, ekspert ds. Wydajności osobistej w Atlancie. Wiesz, że możesz ręcznie sortować wiadomości do folderów, ale czy zdałeś sobie sprawę, że możesz skonfigurować filtry, które automatycznie kierują wiadomości do ich folderów? Na przykład powiadomienia z Facebooka mogą przejść bezpośrednio do folderu Social Media. (Gmail robi to automatycznie, ale możesz skonfigurować podobny system z innymi usługami e-mail.) Po wszystkim wiadomości e-mail jednego typu, takie jak biuletyny, są pogrupowane we własnym folderze, można je usunąć za pomocą jednego Kliknij. Liczba folderów, z którymi pracujesz i jak je nazwać, powinny zależeć od twoich potrzeb.

Krok 2: Celuj tylko w 20 skrzynek odbiorczych

Tak poważnie. Dwadzieścia e-maili oznacza, że ​​możesz zobaczyć całą swoją skrzynkę bez przewijania. Gdy tylko zajdziesz do wiadomości, zgłoś ją lub usuń. Tylko wiadomości z ostatniego tygodnia, na które jeszcze nie odpowiedziałeś, należą do skrzynki odbiorczej.

Krok 3: Trzymaj się harmonogramu

Czytanie wiadomości e-mail ogranicza wydajność. W przypadku zawodów, w których kluczowa jest stała komunikacja, ustalenie harmonogramu może nie być realistyczne. Ale jeśli przyjrzysz się swojej pracy z długim, twardym spojrzeniem, może się okazać, że można wyznaczyć czas czytania co 60 lub 90 minut. Ustawiaj powiadomienia w swoim kalendarzu, dopóki nie będziesz rutyny. „Jeśli ktoś chce się z tobą skontaktować, zadzwoni” - mówi autorka Marsha Egan Skrzynka odbiorcza Detox i nawyk doskonałości e-mail ($20, amazon.com). Jeśli przeglądasz wiadomości e-mail na swoim telefonie, zaznacz te, które musisz kontynuować, jako nieprzeczytane, aby nie zapomnieć odpowiedzieć później.

Krok 4: Zorganizuj przed przeczytaniem

Na początku każdej zaplanowanej sesji e-mail posortuj według nadawcy, aby wykryć wiadomości od VIP-ów (szefa, nauczyciela dziecka), a następnie zeskanuj wiersze tematu i usuń oczywiste śmieci.

Krok 5: Odpowiedz strategicznie

Czy możesz odpisać za dwie minuty lub krócej? Zrób to natychmiast, mówi Egan. Jeśli e-mail wymaga więcej czasu, oflaguj go, aby można go było obsłużyć w zaplanowanym oknie później tego samego dnia lub następnego dnia rano. Obawiasz się, że długa reakcja doprowadzi do wyciągnięcia ciągów wiadomości e-mail? Czas odebrać telefon.

Insider Tech Tricks

Popraw swoje życie pocztą e-mail za pomocą tych mało znanych narzędzi sugerowanych przez specjalistów IT z trzech największych dostawców poczty e-mail.
Gmail: Cofnij wysyłanie
Nie chciałeś nacisnąć Wyślij? Masz 30 sekund na odzyskanie tego e-maila. Więc ruszaj się!

Jak: Przejdź do Ustawień, następnie Laboratorium, a następnie kliknij Włącz w obszarze Cofnij wysyłanie. Uff!
Yahoo: adresy jednorazowe
Jeśli nie lubisz podawać swojego adresu e-mail losowym witrynom, utwórz alternatywny adres, który kieruje wiadomości do Twojej skrzynki odbiorczej. Jeśli zapasowy adres zostanie spamowany, możesz go po prostu usunąć.

Jak: Przejdź do koła zębatego w prawym rogu i kliknij Ustawienia, następnie Bezpieczeństwo, a następnie Adresy jednorazowe.
Outlook.com: Sweep
Ta funkcja pozwala na usunięcie wszystkich wiadomości w skrzynce odbiorczej od jednego nadawcy (np. Byłego lub Groupona).

Jak: Otwórz jedną z wiadomości e-mail nadawcy, kliknij opcję Zamieść u góry ekranu, a następnie kliknij Usuń wszystko z.