6 wskazówek dotyczących „trudnych rozmów” w pracy

Jeśli pracujesz z innymi ludźmi, pojawienie się jakiejś formy interpersonalnego niezadowolenia, dysfunkcji lub konfliktu jest tylko kwestią czasu. Problemy te rzadko są skutecznie rozwiązywane bez przeprowadzenia trudnej i potencjalnie niewygodnej rozmowy. Istnieje wiele podejść; oczywiście każdy związek i specyficzna interakcja między dwiema lub większą liczbą osób jest wyjątkowa. To powiedziawszy, oto kilka rzeczy, które należy wziąć pod uwagę w przypadku takich scenariuszy.

Rozpocznij zdania od „ja” i unikaj „ty”

Twoje własne doświadczenie jest bezdyskusyjne. Oznacza to, że kiedy wyraźnie odnosisz się do swojej interpretacji czegoś jako właśnie tego, nie twierdzisz, że Twoje stwierdzenie jest prawdą absolutną. Rozpoczęcie wypowiedzi od „ty” automatycznie stawia drugą osobę w defensywie, gotową do kłótni lub wyjaśnij, dlaczego to, co mówisz, nie jest dokładne lub prawdziwe (to znaczy nie pasuje do słów drugiej osoby). pogląd).

Przykłady obejmują:

1) Wierzę... myśleć... czuć... postrzegać... wyobrażać sobie... zastanawiać się.

2) Mój... historia jest... percepcja jest... perspektywa jest... interpretacja jest.

3) ja... przypuszczalny... stwierdził... zareagował... zachowywał się.

„Rozpakuj” (przeanalizuj) wspólne słowa lub wyrażenia

Wszyscy używamy słów takich jak „zaufanie” i „komunikacja” i zakładamy, że druga osoba myśli w tych samych kategoriach. Jednak dla każdego słowa słowa znaczą co innego, szczególnie w kontekście konkretnej relacji interpersonalnej (i takiej, w której pojawiają się nieprzyjemne emocje). Pamiętaj, aby wyjaśnić, co masz na myśli, używając słów, które najczęściej pojawiają się w rozmowie.

Przykłady słów, które często się pojawiają i podlegają różnym definicjom, obejmują zaufanie, komunikację, odpowiedzialność, odpowiedzialność, szacunek lub brak szacunku, docenianie i Praca w zespole.

Skoncentruj się na zachowaniach drugiej osoby, a nie na intencjach i cechach

Odnosząc się do rzeczy, które druga osoba zrobiła lub czego nie zrobiła, łatwo jest popaść w opisywanie tych wydarzeń i działań w sposób sugerujący niepożądane motywy, intencje i cechy charakteru. Takie postępowanie prawdopodobnie wywoła postawę obronną, ponieważ Twoje osądy mogą być sprzeczne z punktem widzenia drugiej osoby.

Zamiast tego skup się na możliwych do zaobserwowania działaniach. Unikaj używania przesadnych słów, takich jak „zawsze” i „nigdy”, które niezmiennie nie są w 100% trafne, wywołują postawę obronną oraz dają podstawę do kłótni i kontrprzykładów. Oczywiście prawdopodobnie ważne jest również podzielenie się swoimi ocenami (historią) na temat tych działań, ale rób to jasne, że zdajesz sobie sprawę, że Twoja perspektywa jest właśnie taka: Twoja i niekoniecznie jest to prawda absolutna.

Wciel się w rolę badacza

Pamiętaj, aby zainwestować czas i uwaga w pełnym zrozumieniu punktu widzenia drugiej osoby. Jednym z takich aspektów jest badanie podstawowego znaczenia poszczególnych słów. Innym jest skupianie się na doświadczeniach drugiej osoby w związku ze zdarzeniami związanymi z toczącą się rozmową. Co pamiętają i jak zinterpretowali to, co się wydarzyło? Przykłady podpowiedzi ułatwiających takie zrozumienie obejmują:

• Pomóż mi zrozumieć
• Podziel się swoim doświadczeniem
• zastanawiam się
• Jakie były Twoje myśli i uczucia?

Powstrzymaj się od obrony

Kiedy inna osoba oskarża Cię o coś lub źle rozumie Twoje intencje lub powody, naturalnym jest przyjęcie postawy obronnej, wszczęcie sporu i próba wyjaśnienia sytuacji. Niestety, ta naturalna reakcja rzadko działa, a zamiast tego często eskaluje konflikt. Dlaczego?

Zaprzeczanie historii drugiej osoby powoduje u niej postawę obronną, w miarę jak zaczyna Cię poprawiać, ponieważ nie rozumiesz jej rzeczywistości. Zmiana poglądów i promowanie zrozumienia jest rzeczywiście mało prawdopodobne. Zamiast tego powróć do trybu badacza, starając się w pełni zrozumieć historię drugiej osoby (choć może ci się to wydawać niedokładna). Następnie użyj „Stwierdzeń „ja”, aby podzielić się swoją perspektywą i doświadczeniem. Unikanie stwierdzeń zaczynających się od „ty” wysyła wiadomość, że nie oceniasz doświadczenia drugiej osoby jako dobre lub złe, ale pokazujesz, jak twoje wypada na tle innych (różni się). Kontynuuj rozmowę w ten sposób, aby ułatwić wzajemne zrozumienie natury konfliktu.

Współpracuj nad kolejnymi krokami i posuwaniem się naprzód

Po zaangażowaniu się w opisany do tej pory proces prawdopodobne jest, że wszystkie strony lepiej zrozumieją siebie nawzajem i to, co poszło nie tak. Co następne? Należy możliwie szczegółowo opisać wyciągnięte wnioski i sposób ich zastosowania od tego momentu.

Czy są jakieś konkretne prośby każdej osoby dotyczące tego, jak chciałaby, aby druga osoba zareagowała, jeśli lub kiedy pojawi się podobna sytuacja? Czy pomocne byłoby zaplanowanie drugiej rozmowy, aby dowiedzieć się, jak układa się relacja? Pomoże to zapewnić, że inwestycja w tę trudną rozmowę i postęp, jaki z niej wyniósł, nie zostaną utracone.

Podsumowując, jak każda umiejętność, rozwój wymaga przygotowania, praktyki i perspektywy (odzwierciedlenia swoich doświadczeń i uczenia się na ich podstawie). Wydaje się, że bardzo niewiele osób ma wystarczające umiejętności, aby skutecznie prowadzić szczere, potencjalnie niewygodne rozmowy, a mimo to korzyści są ogromne.