Wskazówki dotyczące zarządzania pocztą e-mail od Pro Productivity Pro

Wszyscy polegamy na wiadomościach e-mail w celu natychmiastowej korespondencji - i zapewniamy, że nasz pakiet Amazon jest właśnie w drodze - ale można śmiało powiedzieć, że widok zagraconej skrzynki odbiorczej jest bezpośrednim czynnikiem stresującym. Regularne sprawdzanie poczty e-mail to codzienne zadanie, którego nie można uniknąć, i bez względu na to, jak pilnie trafiasz w „odpowiedz wszystkim”, utrzymanie uporządkowanej skrzynki odbiorczej jest łatwiejsze niż powiedziane.

ZWIĄZANE Z:Jak pisać wiadomości e-mail, na które faktycznie udzielono odpowiedzi

W celu lepszego zarządzania naszymi niesfornymi skrzynkami odbiorczymi zapytaliśmy ekspert ds. wydajności i założyciel Inkwell Press, Tonya Dalton, aby podzielić się z nią swoimi oszczędzającymi czas hackami e-mail, które przybliżą nas do Inbox Zero.

1. Sprawdź pocztę tylko przez 15 minut na raz

Według Daltona możesz

zmaksymalizuj swoją produktywność, sprawdzając e-maile w krótkich, 15-minutowych seriach. „Zdziwiłbyś się, ile e-maili możesz przeczytać i odpowiedzieć w krótkim czasie, sprawdzając skrzynkę odbiorczą partiami” - mówi. „Kluczem jest ustawienie timera, abyś wiedział, kiedy minęło 15 minut i kiedy nadszedł czas, aby przejść do innej pracy”.

2. Bezwzględnie wypisz się

Indywidualne usuwanie nieistotnych biuletynów i powiadomień o sprzedaży może dać złudzenie produktywność, ale przeglądanie tej samej śmieciowej poczty tydzień po tygodniu tylko zwiększa liczbę wiadomości e-mail nieskuteczność. „Zgodnie z prawem wszystkie biuletyny muszą zawierać link do rezygnacji z subskrypcji”, mówi Dalton. „Nie spiesz się, kliknij ten link i prześlij prośbę o rezygnację z subskrypcji. To 10-sekundowa inwestycja, która zwróci się w postaci czystszej skrzynki odbiorczej. ”Dalton zauważa również, że aplikacja lub usługa rezygnacji z subskrypcji e-mail nie jest konieczna, aby pozbyć się skrzynki odbiorczej. „Wiele z tych programów w rzeczywistości sprzedaje Twój adres e-mail innym firmom, aby utrzymać ich działalność” - dodaje.

3. Dotknij E-mail tylko raz

Dalton sugeruje podjęcie działania, gdy tylko otworzysz wiadomość, biorąc pod uwagę 5 D: Wykonuj, deleguj, usuwaj, odkładaj i wyznaczaj. „Szybko rób e-maile, które wymagają mniej niż dwóch minut działania, i przekaż te, które wymagają działania z czyjejś strony” - mówi. Natychmiast anuluj subskrypcję i usuń wiadomości, które nie wymagają żadnych działań, i odrocz powiadomienia, które wymagają więcej niż dwóch minut na wykonanie. Wreszcie, e-maile zawierające pliki zawierają istotne informacje w osobnym folderze, aby ułatwić ich lokalizację w przyszłości.

4. Przygotuj odpowiedź w puszce

Jeśli otrzymasz wiele wiadomości zawierających podobne żądania, Dalton radzi, aby napisać domyślną odpowiedź w puszce, którą można dostosować i nieco zmodyfikować przy każdej odpowiedzi na wiadomość e-mail. „Zapisz domyślną odpowiedź jako jeden z podpisów wiadomości e-mail, abyś mógł łatwo automatycznie wypełnić treść wiadomości e-mail” - mówi.

5. Utwórz konto aliasu, aby posortować pocztę

Wiele platform e-mail (w tym Gmail), pozwala tworzyć konta aliasów, które wszystkie zasilają do jednej skrzynki odbiorczej. „Skonfigurowałem moje konta aliasów, aby były przesyłane do jednego folderu” - mówi Dalton o taktyce, w której się stosuje organizowanie rachunków i innych ważnych dokumentów finansowych. „Nie zajmuję się żadną z tych wiadomości e-mail aż do piątku rano, kiedy poświęcam czas, aby usiąść i przejrzeć wszystkie moje finanse”.