Jak dać szefowi negatywną opinię

Oto zagadka zawodowa, która zaskakuje wielu profesjonalistów: konieczność udzielania negatywnej opinii szefowi lub innej przełożonej pracy. Prawdopodobnie otrzymałeś swoją część opinii od przełożonych - zarówno dobrych, jak i niezbyt dobrych, ale mam nadzieję, że wszystkie były pomocne. Może osiągnąłeś nawet punkt kulminacyjny w swojej karierze, w którym kierujesz zespołem, któremu nieustannie oferujesz wiele pochwał i krytyki. I tak niewygodne jak konfrontacja jest dla wielu ludzi, przynajmniej dwa powyższe scenariusze wydają się być zgodne z naturalną kolejnością rzeczy: przełożony przekazujący informacje zwrotne osobom pracującym pod nimi.

Co się wtedy stanie, jeśli będziesz musiał zarządzać swoim menedżerem? Twój szef może otwarcie poprosić cię o wskazanie, co mogą poprawić - i całkowicie cię związać. Lub nawet trudniejsze do przełknięcia, możesz znaleźć się w sytuacji, w której konieczne będzie udzielanie negatywnej opinii, niezależnie od tego, czy poprosił o to kierownik. Czujesz się jak pułapka - przeklęta, jeśli tak, przeklęta, jeśli nie - ale tak długo, jak będziesz postępować profesjonalnie, wyjdziesz na drugą stronę (obietnica). Hej, możliwość konstruktywnej krytyki może nawet wywrzeć na nich wrażenie

pomóc ci awansować w dół linii.

Ekspert ds. Etykiety Jodi R.R. Smith, prezes Mannersmith doradztwo w zakresie etykiety i autor Książka etykiet: kompletny przewodnik po nowoczesnych manierach ($10; amazon.com), dzieli największe błędy, których należy unikać, oferując swoje dwa centy przełożonemu.

Błąd nr 1: Udzielanie niezamówionej informacji zwrotnej.

Uderzenie w bossa surową krytyką nieoczekiwanie to zły plan. „Nie zakładaj, że szef chce Twojej opinii, jeśli nie została oficjalnie poproszona”. Smith mówi. (I to nie jest tylko polityka biurowa, zasada każdego szefa ma ego; niechciane opinie są trudne dla każdego.) Jeśli nadal masz coś do powiedzenia, zacznij od zapytania swojego szefa, czy chcieliby otrzymać jakieś uwagi. Smith sugeruje poruszenie tego tematu w rodzaju: „Pracujemy razem od czterech miesięcy i zauważam pewne trendy. Czy byłbyś otwarty na kilka pomysłów, które przeprowadzałem podczas burzy mózgów? ”Najgorsze, co mogliby powiedzieć, to„ nie ”, w takim przypadku„ to jest twoja odpowiedź ”, mówi Smith, więc powinieneś to zostawić (przynajmniej na razie).

Niechciane opinie są jeszcze mniej mile widziane, gdy dotyczą ich stylu zarządzania lub osobowości, w porównaniu z pewną decyzją biznesową lub strategią - ponieważ są znacznie bardziej osobiste. Jeśli pozwolą ci wyrazić opinię na temat ich ogólnego nastawienia, traktowania ciebie (i innych członków drużyny) lub ich szczególnej metody pracy, zachowaj ostrożność. Podejdź do tego, jak coś zostało zrobione ty czuć (używając pomocnych instrukcji „I”), przytaczaj konkretne przykłady i przedstawiaj sugestie ulepszeń (do których dojdziemy za chwilę).

Błąd nr 2: Niewłaściwe ustawienie czasu.

Wyznacz konkretny czas na rozmowę twarzą w twarz, tylko we dwoje. „W większości miejsc pracy przekazywanie informacji zwrotnej szefowi powinno być formalnym spotkaniem” - mówi Smith. „[Upewnij się], że twój szef jest zainteresowany usłyszeniem opinii, zanim umówisz się na konkretny termin wystąpienia. W razie wątpliwości lepiej jest być bardziej formalnym niż nie, ale nawet w zwykłym miejscu pracy nie krytykuj szefa przed innymi - i nigdy przed klientami ”.

Błąd nr 3: nie zadawanie pytań.

Jedną ze strategii, którą Smith zaleca, jest „bycie dziennikarzem”. Zamiast wysuwać oskarżenia i podawać opinie jako fakty, zadawaj lepsze pytania. Pomyśl o tym, czego możesz przegapić lub o tym, jak możesz poprawić swój cel. „Może być coś, co robi twój szef z powodu, którego jeszcze nie rozumiesz”.

Na przykład twój szef może nadal przypisywać bardziej znaczące zadania swojemu koledze, sprawiając wrażenie, że osiągasz gorsze wyniki lub sprawiasz, że czujesz się lekceważony. Ale twój menedżer może nie zdawać sobie sprawy, że w ten sposób czytasz sytuację. Być może omijają cię z ważnego powodu, na przykład zmniejszając obciążenie pracą, abyś mógł się z czymś podjąć jeszcze bardziej ekscytujące wkrótce lub ponieważ nie zdawali sobie sprawy, że jesteś zainteresowany podjęciem tego rodzaju projektu. Twoim zadaniem jest proaktywne pytanie: „Czy mogę coś zrobić, aby zdobyć obowiązki X lub Y? Chciałbym być bardziej zaangażowany w rozwój ”, a nie:„ Zawsze dajesz innym ludziom lepsze projekty i nie wydajesz się, że bardzo mnie lubię. ”Widzisz różnicę?

Błąd nr 4: Przychodzenie bez sugestii i rozwiązań.

Dobry menedżer doceni raport, który poświęcił czas nie tylko na obserwowanie punktów bólowych, ale także na burzę mózgów możliwych rozwiązań. Przyjdź na to spotkanie jako rozwiązanie problemu, a nie tylko zgłaszający problem. To pokazuje, że twoje zamiary wykraczają poza zwykłe zgłaszanie skarg - jesteś tutaj, aby naprawić lub ulepszyć coś, co utrudnia Twoją wydajność.

Czy twój szef wysyła mylące, pomieszane zadania e-mail i oczekuje, że je zdekodujesz, czytając między wierszami? Spróbuj zapytać: „Czy rozważysz wysłanie ode mnie tego, czego potrzebujesz, w formie notki, pocztą elektroniczną? Pracuję najlepiej z wyraźnym konturem i chcę się upewnić, że trafiłem poprawnie wszystkie twoje pytania. ”I unikaj mówiąc: „Twoje wskazówki dotyczące poczty e-mail nigdy nie mają dla mnie sensu, dlatego nigdy nie jesteś zadowolony z moich praca."

Błąd nr 5: bycie oskarżycielskim.

Jasność, empatia i dyplomacja będą waszymi największymi zasobami w tej sytuacji. Ważne jest, aby dotrzeć do sedna jasno i szybko, ale nie rzucaj się w płomienie dział. Uważaj na słowa i mowę ciała: „Jeśli szef zgodził się usłyszeć Twoją opinię, starannie dobieraj słowa” - mówi Smith. „Unikaj dosłownego lub przenośnego wskazywania palcem i zachowaj spokój i wyrównanie głosu”.

Unikaj języka, który ustawia cię jako stałą ofiarę. Nie mów: „Nigdy nie możesz się ze mną spotkać i zawsze rozpraszasz się, jeśli / kiedy się spotykamy”. Zamiast, spróbuj: „Najbardziej czerpię korzyści z nieprzerwanych spotkań twarzą w twarz, nawet jeśli trwają 15 minut co dwa tygodnie Wiem, jak bardzo jesteś zajęty, ale czy byłbyś otwarty na bardziej regularne planowanie jeden-jeden-jeden? Z przyjemnością wprowadzę je w kalendarzu ”.

Błąd nr 6: Nie ćwiczy wcześniej.

Aby upewnić się, że Twoja dostawa jest profesjonalna i odpowiednia, a jednocześnie mieć sens, zrób notatki i przećwicz to, co masz zamiar powiedzieć. „Może chcesz przeprowadzić test z kimś w biurze, któremu ufasz”, zaleca Smith. Im lepiej znasz to, co chcesz powiedzieć, tym łatwiej będzie płynąć, gdy nadejdzie czas gry.

ZWIĄZANE Z: Jak nawigować w 6 trudnych sytuacjach w pracy - znaki plus Czas odwiedzić HR