Zarządzanie uwagami: Umiejętność produktywności Musisz przejąć kontrolę nad listą rzeczy do zrobienia

Istnieje powód, dla którego zarządzanie czasem stało się dla wielu osób nieosiągalnym i niewystarczającym podejściem do wydajności. Być może uważasz słabe umiejętności zarządzania czasem za najgorszą wadę, coś, co powstrzymuje cię w domu i w pracy. Ale dlaczego ktoś miałby być w stanie „zarządzać” czasem? Czas jest nieokreślonym, autonomicznym konstruktem, a zatem z natury niemożliwym do zarządzania.

Ile razy mówiłeś sobie, że zamierzasz rób to o 2 po południu. Zaczynasz robić to od 2, ale pojawia się bardziej paląca wiadomość e-mail -ding! - i musisz na to odpowiedzieć. Jesteś zahipnotyzowany przez swoje skrzynka odbiorcza pełna innych wiadomości e-mail; równie dobrze może odpowiedzieć na nie, gdy okno jest otwarte. Jeden e-mail zawiera link do artykułu przypominającego o innym artykule, który znajomy wysłał ci innego dnia, o którym zapomniałeś przeczytać. Zaczynasz czytać i zdajesz sobie sprawę, że jest już 2:28, i poświęciłeś tylko godzinę na zrobienie tej pierwszej rzeczy. (Wskaż lęk i karcenie.)

Nie możesz cofnąć zegara do godziny 14:00 lub zatrzymać czasu, gdy nadrabiasz stracone 28 minut pracy. Co ty mogą zrób zamiast tego, zmieniają sposób, w jaki według Ciebie należy osiągnąć wydajność. Zamiast próbować (i nie zdążyć) nadążyć za czasem, opanuj swój Uwaga—Możliwość wyboru, kiedy i na czym koncentrujesz się (lub nie).

„Tak długo, jak określamy naszą ścieżkę do produktywności w kategoriach zarządzania czasem, zawsze będziemy za ósemką”, mówi Maura Thomas, ekspert ds. wydajności i autor Zarządzanie uwagami.

Według Thomasa istnieją dwa główne powody, dla których zarządzanie czasem jako koncepcja nie pasuje do wielu ludzi. „Po pierwsze, kiedy mówimy o zarządzaniu czasem, daje nam to złudzenie, że faktycznie mamy kontrolę nad czasem, podczas gdy w rzeczywistości go nie mamy - czas biegnie bez względu na to, co robisz”, wyjaśnia.

Po drugie, kiedy większość ludzi myśli o zarządzaniu czasem, ich pierwszym instynktem jest umówienie się na spotkanie ze sobą (o 9 rano kończę kwartalną analizę; o 10:30 zacznę odpowiadać na e-maile). Problem, jak zauważa Thomas, polega na tym, że łatwo - najłatwiej - umówić się na spotkanie. Kto cię powstrzyma?

Czas jest nadal niezbędny i ważny, ale nie powinno to być jedyne, do czego przywiązujesz osobiste poczucie produktywności. Thomas zaleca korzystanie z kalendarza tylko w przypadku rzeczy, które mają „silny związek z czasem”. Są to spotkania z innymi ludźmi, wydarzenia, terminy realizacji projektów.

Inne zadania, które technicznie nie mają terminu, za który tak naprawdę nie jesteś odpowiedzialny przed kimś innym, mają słabszy związek z czasem. W takich przypadkach można oczywiście zaplanować pracę nad czymś o 15:00, ale „jeśli nie kontrolujesz uwagi w tym przedziale czasowym, nie ma to znaczenia” - mówi Thomas. „Za każdym razem, gdy kończy się ten blok czasowy, zadanie nie zostanie wykonane, jeśli nie będziesz również zarządzać swoją uwagą”

„Jeśli zarządzanie czasem oznacza umawianie się ze sobą w kalendarzu, to się nam nie udaje i zawsze nam się to nie udaje” - mówi. „Ale powodem, dla którego zawiodliśmy w tej chwili, jest to, że mamy tyle rozproszeń.” 

ZWIĄZANE Z:Porady dotyczące pracy w domu Naprawdę proste Redakcja przysięga

Poprzez swoje badania, pisanie i doświadczenie w nauczaniu produktywności Thomas zaczął definiować zarządzanie uwagą jako „zbiór zachowań które dają ci możliwość rozpoznania, gdzie jest twoja głowa i [zdolność] przejścia do stanu mózgu, który jest bardziej odpowiedni w za chwilę." 

Zarządzanie uwagami nie jest całkowicie oddzielone od koncepcji zarządzania czasem lub czasem, ponieważ wszystkie są ze sobą powiązane. (Jak przyznaje Thomas „w pewnym sensie mówimy o semantyce, ale używane przez nas słowa są mocne”).

Ale jako koncepcja ma na celu zmianę twojego zrozumienia i strategii, w jaki sposób motywujesz się: Zamiast skupiać się na kontrolowaniu czasu, na czymś, czego nikt nie może kontrolować, możesz się skupić ćwiczysz kontrolę nad swoją uwagą - coś, co jest bardzo wykonalne (choć dzięki praktyce i siła woli). Mówiąc najprościej, Thomas jest zdeterminowany, aby przypomnieć ludziom, że nie są bezradni i umożliwić im odzyskanie kontroli nad pracowitymi dniami.

ZWIĄZANE Z:Zajęty? Technika Pomodoro działa cuda dla produktywności - a wszystko, czego potrzebujesz, to minutnik kuchenny

Aby zrozumieć zarządzanie uwagą jako metodę produktywności, musimy najpierw zrozumieć, jak działa sama uwaga, zarówno w ujęciu ogólnym, jak i osobistym. Wróćmy do tych „stanów mózgu”, o których wspomniał Thomas, lub „czterech ćwiartek” uwagi, które zajmujemy i poruszamy się między nimi w dowolnym momencie dnia.

Mówi: „jeśli luźno kategoryzujemy różne stany mózgu, w których moglibyśmy być - oczywiście istnieje nieskończona liczba - ale tylko ogólnie rzecz biorąc, są to: 1) Reaktywne i rozproszone, 2) Koncentrujące się i uważne, 3) Na jawie lub wędrujące po umyśle i 4) Pływ." 

Jest to przestrzeń, w której większość ludzi przebywa przez cały dzień, bez względu na to, czy jesteś rodzicem, który został w domu, czy jest konsultantem korporacyjnym. W tym stanie możesz być próbować aby się skupić, ale nadal nie masz kontroli nad swoim otoczeniem i pozostajesz na łasce rozproszenia: powiadomienia e-mail, Slack ping, telefon dzwoni, chce przeczytać fajny artykuł, ktoś przychodzi do twojego biurka, by zadać szybkie pytanie, chce jeść przekąskę lub dziecko przerywa zadanie podczas gdy pracujesz w domu.

„Przechodzimy od rzeczy do rzeczy, przychodzą ludzie, przychodzą e-maile i dzwoni telefon, a my po prostu wykonujemy wielozadaniowość - a ściślej - zmieniamy zadania - w ciągu dnia. Możesz rozpocząć projekt z zamiarem jego przejrzenia, ale mnogość zewnętrznych czynników zewnętrznych i wewnętrznych pokusy zwlekania utrzymują cię w stanie reaktywnym i rozproszonym, co nie jest zaskoczeniem, że nie jest to idealny kwadrant zarządzania uwagą, aby uzyskać optymalną wydajność.

„To drugie wiadro jest swego rodzaju biegunowym przeciwieństwem” - mówi Thomas. The skupiony i uważny stan to taki, w którym aktywnie się koncentrujesz. Starasz się skoncentrować całą uwagę na jednym zadaniu (pisanie i wysyłanie długiego raportu e-mail), a może poświęcenie pewnej ilości czasu i koncentracji na zestaw zadań (poświęcenie czasu na wysłanie kilku e-maili, którymi byłeś) odkładać).

Tak czy inaczej, mówi Thomas, w tym kwadrancie „podejmujesz kroki, aby nie przeszkadzać, aktywnie wypychasz inne myśli, które wkradają się, a ty utrzymujesz swoją uwagę przez dłuższy czas na bardziej wymagającym poznawczo zadanie." 

Jest to najbardziej oczywista przestrzeń do wykorzystania, aby być najbardziej produktywnym i wydajnym sobą. [Autor i profesor nadzwyczajny informatyki na Georgetown University] Cal Newport spopularyzowane termin „głęboka praca” opisać rodzaj pracy, która dzieje się w tym stanie.

ZWIĄZANE Z:3 proste techniki uważności, które możesz zakraść się w pracowity dzień roboczy

„W tym miejscu nie kierujemy aktywnej uwagi w żadnym miejscu, ale aktywnie przeciwstawiamy się rozproszeniom” - wyjaśnia Thomas. „Pozwól, by twój umysł błąkał się i po prostu być, a celowo mówisz „nie”, aby wyjąć telefon, aby wysłać SMS-a, włączyć telewizor lub nawet umieścić podcast. Thomas nazywa to „chwilami spokoju lub chwilami przejściowymi”, w których czekasz na autobus, w kolejce do zamówienia w kawiarni lub przechodzisz przez parking, aby odebrać samochód.

To może wydawać się nieszkodliwe, a nawet mądre - produktywne! - aby wypełnić te chwile aktywnością lub rozrywką (dlaczego nie wyrzucić e-maili podczas jazdy windą?), I często może być. Ale ważne jest, aby znaleźć równowagę, ponieważ to podczas tych małych kieszeni umysłu wędrujących, dzieje się wszystko, co dobre.

„Ten stan snu na jawie jest wtedy, gdy mamy wgląd, kiedy dostajemy pomysły i kiedy nasza kreatywność naprawdę wychodzi na jaw”, mówi. „Nie możesz nakazać sobie wglądu, nowego pomysłu lub rozwiązania problemu. Tylko w tych spokojnych chwilach mogą się zdarzyć. Doszliśmy do wniosku, że jeśli nie robimy, robimy, robimy, to nie jesteśmy produktywni. Ale tak naprawdę jest dokładnie odwrotnie. ”

I wreszcie jest przepływ, głęboko skoncentrowany stan psychiczny, w którym twój mózg działa inaczej niż w którejkolwiek z pozostałych trzech ćwiartek. Ta koncepcja psychologiczna została po raz pierwszy rozpoznana i nazwana przez węgierskiego psychologa Mihály Csíkszentmihályi i obejmuje beztroskie zatracenie się w zadaniu. „Co oznacza, kiedy płyniesz, to ta część mózgu, która rozpoznaje cię w czasie i przestrzeń (jestem głodny, jest mi zimno, to jest nudne, ciekawe czy ktoś polubił mój post na Instagramie) odchodzi ”, Thomas mówi. „Jesteś całkowicie zanurzony w wykonywanym zadaniu; jest to całkowite zaabsorbowanie tym, co robisz ”.

Innymi słowy, nawet nie zdając sobie z tego sprawy, jesteś w strefie. Idealne miejsce dla wydajności, prawda? Ale jest jeden haczyk: „Nie możesz nakazać sobie płynięcia”, mówi Thomas, dodając jednak, że „gdy zostaniesz w skoncentrowanej i uważnej przestrzeni nad głową przez dłuższy czas możesz mieć szczęście, że wpadniesz w ruch. ”

„Są to cztery stany mózgu, w które możemy skupić naszą aktywność mózgu, a zarządzanie uwagą jest ostatecznie zdolnością aby rozpoznać, w którym jesteś, a następnie świadomie przejdź do tego, który najlepiej ci w tej chwili służy ”- mówi.

Jeśli pierwszym krokiem do opanowania zarządzania uwagą jest kultywowanie świadomości tego, gdzie w danym momencie jest twój umysł, to drugim jest rozpoznanie, który stan mózgu jest idealny do danego zadania, a następnie celowe przejście do tego stanu mózgu, aby go uzyskać gotowy.

Można śmiało powiedzieć, że „skupiony i uważny” - a nie bardziej powszechny stan „reaktywny i rozproszony” - jest idealnym miejscem mentalnym do zamieszkania w pracowity dzień. Ale jak się tam dostać rano, gdy jesteś śpiący i zamglony? A może około południa, kiedy stos zadań na twoim talerzu jest oficjalnie przytłaczający? Lub około 15:00 kiedy jesteś głodny, jesteś zmęczony, a twoi współpracownicy (lub rodzina) zakłócają spokój? Odzyskujesz kontrolę.

„Ludzie mówią mi, że muszą wykonać swoją pracę, ale [nie mogą, ponieważ] ludzie im przeszkadzają. Ludzie są zawsze mam zamiar ci przeszkodzić ”, wyjaśnia Thomas. „Jedynym sposobem, abyś przestał być przerywany, jest nakazanie ludziom, aby przestali ci przeszkadzać przez pewien czas.” 

Jak to ujął Thomas: Uwaga jest antidotum na rozrywkę. Zamiast pozwalać, by rozpraszały cię kontrolę, rozpoznaj nad nimi swoją własną agencję. „Dwie najważniejsze techniki [rozpoczęcia] kontrolowania uwagi to kontrola środowiska i technologii” - mówi. Oto jak.

Jednym ze sposobów na to jest stworzenie sygnałów, które komunikują się z innymi, których próbujesz pozostać skupiony. Może to być dosłowny znak „nie przeszkadzać”; może to być również zakładanie słuchawek; jeśli masz biuro lub oddzielne miejsce pracy, może to być zamknięcie drzwi; lub może to być wszystko powyższe, jeśli potrzebujesz. „Niezależnie od tego, jaki jest sygnał, nie wypowiadaj się na jego temat - nie oczekuj, że tylko dlatego, że masz słuchawki, ludzie wiedzą, że oznacza to, że nie przeszkadzaj. Musisz im powiedzieć - nalega Thomas. „Gdy mój sygnał„ Nie przeszkadzać ”jest włączony, oznacza to, że nie przeszkadzaj mi, chyba że to naprawdę nagły wypadek. To jest przykład kontrolowania twojego środowiska. ” 

Nie jest realistyczne oczekiwać, że przez cały dzień będzie słyszalny sygnał „nie przeszkadzaj mi”, ale Thomas zaleca wyłączenie się i skupienie na, powiedzmy, 20 minutach co godzinę lub około 90 minut dwa razy dziennie. „Częstotliwość i czas trwania zależą od ciebie i zależy od charakteru twojej pracy lub tego, jak bardzo ludzie wokół ciebie potrzebują”, mówi.

Po utworzeniu środowiska wolnego od rozproszenia nadszedł czas, aby wyeliminować ostateczne rozproszenie: urządzenie. Każdy baner, liczba, kropka, ping, DM, powiadomienie ma na celu przyciągnięcie Twojej uwagi. Wykonują też dobrą robotę, ale masz większą kontrolę, niż myślisz.

„Drugim krokiem do kontrolowania środowiska i uwagi jest zamknięcie wiadomości e-mail lub przejście do trybu offline lub trybu„ nie przeszkadzać ”- radzi Thomas. Tak, nawet jeśli głównym zadaniem, nad którym pracujesz, jest e-mail.

„Jeśli mam 50 [e-maili], muszę odpowiedzieć, jedynym sposobem, aby to zrobić, jest powstrzymanie przychodzących nowych wiadomości”, mówi. „W przeciwnym razie nie dojdę do istniejących 50, ponieważ odpowiem na pierwszą, a potem będzie nowa (i nowa i nowa)”. Zwróć uwagę tylko na nowe e-maile po odpowiedziałeś na istniejące wiadomości, na które postanowiłeś odpowiedzieć.

Następnie ukryj swój telefon - i „wszystko wokół ciebie, co brzęczy, śpiewa, wibruje lub w inny sposób przyciąga twoją uwagę” - mówi Thomas. Włóż to „Nie przeszkadzać”, ciche i zakryte - a nawet lepiej, gdzieś poza zasięgiem wzroku. „Badania pokazują, że sama obecność naszego telefonu odwraca naszą uwagę, nawet jeśli jest wyłączony i zakryty”. (Nie panikuj, ty może sprawdzić Twój telefon i e-mail, czaty Google i Twitter oraz wszystko inne, gdy jest wyznaczony okres skupienia w górę.)

Jeśli jesteś kimś, kto lubi szum, uważaj na to, czego chcesz słuchać. Możesz pomyśleć podcast, Biuro powtórki lub muzyka rap pomaga skupić się, ale może być odwrotnie.

„Wszyscy są inni, ale badania pokazują, że generalnie jest to bardzo rozpraszające. Najbardziej rozpraszającą uwagę dla ludzi jest dźwięk głosów innych ludzi - mówi Thomas. „Jeśli naprawdę chcesz hałasu, zrób to: muzyka klasyczna, dźwięki fal oceanicznych, śpiew świerszczy lub trzask ognia”.

ZWIĄZANE Z:Biały, różowy lub brązowy - jaki kolor jest dla Ciebie?

Kiedy zdecydujesz, że czas wykonać zadanie i wyeliminujesz potencjalne zakłócenia, wykonaj to zadanie, „albo aż do jego zakończenia lub dopóki nie dojdziesz do punktu zatrzymania, który ustaliłeś przed rozpoczęciem pracy. ” Tutaj czas i uwaga idą w parze dłoń.

Jeśli jest to jedno duże zadanie, podziel je na osiągalne części, których ukończenie stanie się wyznaczonymi punktami zatrzymania. Ulepszaj każdą z nich z pełną uwagą, dopóki nie zostaną ukończone. Lub ustaw licznik czasu i zdecyduj, że skierujesz całą swoją uwagę na ukończenie tego, co możesz w tym czasie.

Ten krok polega na ćwiczeniu powyższych nawyków, aby skupić uwagę na drugiej naturze.

„Ludzie często mnie pytają:„ Czy jesteśmy uzależnieni od naszych urządzeń? ”Nie jestem psychologiem, ale mogę powiedzieć, że nasza technologia celowo kształtuje nawyki” - mówi Thomas. „Wszystkie aplikacje w naszych telefonach… zostały zaprojektowane, aby ukraść naszą uwagę”.

Przejście od zadania do zadania lub poddanie się pokusie usunięcia powiadomienia, sprawdzenie tekstu, włączenie telewizora pod kątem szumu w tle - wszystko to stało się częścią codziennego życia. Jesteśmy zasadniczo przeszkoleni do rozpraszania się na każdym kroku. „Przyzwyczailiśmy się do rozpraszania uwagi” - uważa Thomas.

Ograniczając zróżnicowanie uwagi, „przyzwyczajasz się do dłuższych okresów bez nich i zaczynasz budować swoją zdolność do pozostawania skupionym na dłużej”, mówi. „Tak jak rozproszenie zmniejsza zasięg twojej uwagi, kontrolowanie tych rozproszeń zwiększa twoją uwagę. [Ostatecznie], zamiast przełączać się co kilka minut, masz większą możliwość wyboru po zmianie. ”

„Nasze niepowodzenie w osiąganiu rzeczy, które są dla nas najważniejsze - tak definiuję produktywność - nie wynika z tego, że nie mamy wystarczająco dużo czasu w ciągu dnia”, podsumowuje Thomas. „Zachowujemy się tak, jakbyśmy byli całkowicie bezradni wobec wszystkich rzeczy wokół nas, a tak naprawdę nie jesteśmy. Dla mnie to najważniejsza wiadomość, którą najbardziej pasjonuję... Naprawdę chcę, żeby ludzie zrozumieli, że masz kontrolę nad swoją uwagą. Cóż, może nie teraz, ale możesz. ”

ZWIĄZANE Z:Chcesz przestać zwlekać? Oto 7 różnych sztuczek do wypróbowania teraz (nie później)