Jak skutecznie delegować

Określ, co przekazać

Zeruj zadania, które pomogą Ci w karierze. Najpierw poświęć 15 minut na napisanie wyczerpującej listy rzeczy do zrobienia. „Dzięki temu możesz oczyścić umysł i skoncentrować się na działaniu”, mówi Tiffany Dufu, autorka Upuść piłkę: osiągając więcej, robiąc mniej. Oceń każde zadanie na szerszym obrazie: co naprawdę przyczyni się do sukcesu projektu lub pomoże ci uzyskać promocję? „Zmień swoje podejście z„ Co dziś musi się stać? ”Na„ Co próbuję osiągnąć? ”- radzi Dufu.

Zaplanuj swój czas. Są tylko 24 godziny dziennie - i musisz spać. Widząc pełną listę spraw do zrobienia, pomyślisz: „Kiedy to wszystko mam zamiar zrobić?”, Mówi Mary Jane Nirdlinger, zastępca dyrektora miasta Chapel Hill w Północnej Karolinie. Odpowiedz na to pytanie, korzystając z kalendarza do planowania i planowania zadań - biorąc pod uwagę czas na przygotowanie mózgu, jedzenie i sprawdzanie poczty e-mail - tak jak na spotkaniu, mówi. Pad również te bloki czasowe. „Mamy tendencję do niedoceniania czasu potrzebnego na wykonanie zadań” - mówi Dufu. Szybko zdasz sobie sprawę, że możesz zmieścić tylko tyle. „A jeśli coś nadal jest priorytetem, będziesz musiał znaleźć kogoś innego, kto by to zrobił” - mówi Nirdlinger.

Określ priorytety zadań, które tylko Ty możesz wykonać. Nie są to rzeczy, które możesz koniecznie zrobić lepiej; są to rzeczy, z którymi tylko ty masz umiejętności, sieć lub spryt polityczny do opanowania, mówi Dufu. „Możesz być jedynym, który może wygłosić mowę, ale możesz poprosić o pomoc w przygotowaniu slajdów prezentacji” - mówi. Zachowaj wszystko, co wymaga odrębnego punktu widzenia. „Nigdy nie oddelegowałbym niczego, co wymagałoby prawdziwej autentyczności, jak mój głos w piśmie lub kontrolować moje menu ”, mówi Vivian Howard, szef kuchni w Kinston w Karolinie Północnej i autorka książka kucharska Deep Run Roots. Unikaj przekazywania zadań, które naprawdę lubisz wykonywać, nawet jeśli są one trywialne. „Przyczyniają się one do ogólnego zadowolenia z pracy” - mówi Nirdlinger. Może uwielbiasz rezerwować własne loty służbowe (i jesteś bardzo wybredny w kwestii postojów).

Przypisuj skutecznie

Odkryj supermoce wszystkich. Poświęć trochę czasu, aby lepiej poznać swoich towarzyszy i ich unikalne umiejętności. „Każda pielęgniarka ma indywidualną niesamowitą cechę, niezależnie od tego, czy jest to demistyfikujący żargon medyczny dla pacjentów, czy też najlepszy pobór krwi”, mówi była pielęgniarka psychiatryczna Elizabeth Scala, autorka Zatrzymaj wypalenie pielęgniarki. Gdy znajdziesz swojego guru z programu PowerPoint lub proaktywnego użytkownika, łatwiej jest powierzyć osobie to zadanie podpisu.

Wskaż możliwości rozwoju. Daj wszystkim szansę zabłysnąć. „Delegacja nie dotyczy tylko ciebie. Chodzi o umożliwienie ludziom wzrostu i wypróbowania czegoś nowego ”- mówi Nirdlinger. „Jeśli nie możesz przestać być wystarczająco zajęty, aby delegować zadania, powstrzymujesz swój zespół”. Zadaj sobie pytanie: „Kto mógłby naprawdę skorzystać z tego doświadczenia lub wyzwania?”, Mówi Laura Vanderkam, autorka Wiem, jak ona to robi. Jeśli jest ktoś, kto nauczyłby się z kontaktu z nowym działem, wyślij ją na spotkanie w twoim miejscu.

Poproś o wolontariuszy. „Czasami jesteśmy tak pogrążeni w naszej działalności, że nie cofamy się i nie widzimy, kto jest w pobliżu, aby pomóc”, mówi Nirdlinger. Zaleca, by powiedzieć zespołowi: „Czuję się przytłoczony. Czy zauważysz, że robię coś, w czym mógłbyś pomóc? ”Ludzie lubią być pomocni, mówi Nirdlinger:„ To sprawia, że ​​czują się doceniani ”. koordynator ds. wolontariatu dla Habitat for Humanity w Knoxville, Tennessee, Trinity Edgar, prosi o opinie i pyta wolontariuszy, jakie zadanie chcieliby podjąć na. „Chcemy mieć pewność, że czują się komfortowo, jednocześnie zmuszając ich do zwiększenia poziomu komfortu” - mówi.

Deleguj we wszystkich kierunkach, w tym w górę. Czasami rówieśnik jest najlepszą osobą do wykonywanej pracy; Czasami zadanie, które zająłoby Ci wiele godzin, może być wykonane przez kierownika za pomocą jednego połączenia. Poinformuj osobę, że jej wiedza lub zaangażowanie doprowadzi do wygranej firmy. „Uważaj na swój język” - mówi Lindsey Pollak, autorka Zostań szefem. Zamiast słowa „deleguj” użyj słowa „wsparcie”, „pomoc” lub „wskazówki”. Dla rówieśników Dufu sugeruje powiedzenie: „Naprawdę mógłbym skorzystać z twojego wsparcia, aby rozwiązać ten problem. Czy możesz wziąć udział w tych trzech spotkaniach u mnie i zapewnić swój wnikliwy wgląd? ”Powiedz menedżerowi:„ Twoje branie w tych dwóch kwestiach usunie się ogromne bariery dla projektu ”. Nie ruszasz się ze swoich zadań talerz; Wyrażasz, co należy zrobić, aby wykonać to zadanie poza boiskiem.

Przekaż zadanie

Określ jasne oczekiwania. Przejrzystość jest niezbędna podczas delegowania dowolnego zadania. „Wyjaśnij dokładnie, czego potrzebujesz i uzgodnij wyniki”, mówi Stacy Brown-Philpot, CEO TaskRabbit. Bądź konkretny (czy „JAK NAJSZYBCIEJ” oznacza do jutra lub o 17:00 dzisiaj?) I nie zakładaj, że ktoś wykona to zadanie w sposób naturalny. „Różne generacje używają różnych narzędzi” - mówi Pollak. Jeśli chcesz, aby ktoś napisał odręcznie podziękowanie, a nie wysłał wiadomość e-mail, powiedz dokładnie to.

Pokaż, nie mów. Zademonstruj, jak wygląda sukces. „Słuchanie rozmowy handlowej i słuchanie dokładnie tego, co mówisz i jak reagujesz, jest zwykle lepszym szkoleniem niż jakikolwiek skrypt” - mówi Pollak. Lub podaj swojemu współpracownikowi pięć przykładów tego, jak wygląda doskonałość i przykłady tego, czego nie należy robić. Po tym, jak ta osoba cię śledzi przez pewien czas, mówi Scala, bądź gotowy i zapytaj: „Czy czujesz się teraz komfortowo, aby zrobić to sam?”

Reklamuj zalety każdego zadania. Bądźmy szczerzy: niewiele osób jest podekscytowanych pomysłem rezerwacji sali konferencyjnej lub zorganizowania pokoju zaopatrzenia. Nawet jeśli twoja prośba nie jest seksowna, wyrażaj ją z entuzjazmem. „Ludzie są głodni nauki i chętni do pomocy, gdy prośba jest okazją”, mówi Dufu. Na przykład, jeśli potrzebujesz kogoś do zrobienia notatek na spotkaniu wykonawczym, powiedz: „To spotkanie jest szansą, aby uzyskać wgląd w politykę tej firmy. Bardzo chciałbym, abyś wziął udział i robił notatki. ”Howard dodaje przypomnienie:„ Bycie delegatem nie jest dyktatorem. Bądź miły z tego powodu. ”

Oceń, czy to działa

Zdecyduj, jak zamierzasz się zameldować. Po przeniesieniu prawa własności określ sposób otrzymywania aktualizacji. „Skonfiguruj coś, co będzie pasować do obu twoich osobowości”, mówi Nirdlinger. Utwórz oś czasu i sprecyzuj, czego oczekujesz w każdym punkcie kontrolnym, mówi Brown-Philpot.

Rozwiązywanie problemów razem. Jeśli delegowanie nie idzie dobrze, bądź świadomy tego, co nie działa. Zadaj serię uczciwych pytań: „Czy posiadałeś wszystkie potrzebne informacje?” „Potrzebujesz szkolenia?” „Czy to coś czujesz się komfortowo? ”. Weź udział w rozwiązaniu, które zmieni rozmowę z defensywnej na taktyczną, mówi Nirdlinger.

Rzuć nim. Od czasu do czasu musisz po prostu iść na kompromis. „Czasami nie mogę wyrazić swojej wizji w sposób zrozumiały” - mówi Howard. „Musisz być otwarty na sposób, w jaki inni ludzie robią rzeczy i wprowadzać poprawki po drodze.” Nawet jeśli zadanie nie zostało wykonane perfekcyjnie, jeśli dało ci czas na skupienie się na innym ważnym projekcie lub wyjście wystarczająco wcześnie, aby pójść na siłownię lub schować dzieci, to zdecydowanie zdobyć.