7 przykazań etykiety e-mail Wszyscy powinni przestrzegać

„Nie odpowiadaj na wszystkie, chyba że każda osoba na tej liście dystrybucyjnej musi wiedzieć, co musisz powiedzieć” - mówi Aimee Symington, dyrektor generalny Finesse Worldwide. Sugeruje przejrzenie nazwisk na liście i udzielenie odpowiedzi tylko tym, którzy faktycznie wymagają Twojej odpowiedzi. Może to oznaczać odpowiedź tylko na nadawcę lub trzech z siedmiu odbiorców. A jeśli twój kierownik lub kolega chce na coś zostać skopiowany, uszanuj jej prośbę.
Przemyślane odpowiedzi mogą zaoszczędzić czas innym. „Niezależnie od tego, czy chodzi o interesy, czy o względy społeczne, ludzie zaczną się denerwować strumieniem nieistotnych e-maile, ponieważ muszą przestać je otwierać ”- mówi Diane Gottsman, założycielka Protocol School of Texas. Zastanów się dwa razy, zanim odpowiesz wszystkim „Nie da rady”, gdy następnym razem zostaniesz zaproszony na brunch.

Dobra linia tematyczna pomaga odbiorcom nadać priorytet e-mailom, mówi Lizzie Post, współprowadząca podcast Awesome Etiquette. Cokolwiek robisz, nie pozostawiaj tego pustego. Tworząc temat, doprecyzuj go i zwięźle, obserwuj pisownię i gramatykę. „To pierwsza rzecz, którą zauważy osoba” - mówi Post.

ZWIĄZANE Z: Zorganizuj swoje życie zawodowe w 5 prostych krokach
Ponieważ wiersz tematu powinien odzwierciedlać treść wiadomości e-mail, eksperci zalecają aktualizację wiersza tematu w miarę przebiegu rozmowy. Unikaj tematów, które mogłyby umniejszyć pilność wiadomości e-mail (pomyśl: „szybkie pytanie” w nagłówku poważny problem z pracą) lub spowodować, że ktoś przegapi wiadomość, którą uważa, że ​​już przeczytała, wyjaśnia Gottsman. Sugeruje rozpoczęcie nowego wątku, jeśli wiadomość e-mail odeszła zbyt daleko od oryginalnej wiadomości.

Chociaż eksperci nie zgadzają się na odpowiedni czas odpowiedzi na e-maile, zgadzają się, że prawie każdy e-mail zasługuje na odpowiedź. Jeśli wystarczy prosta odpowiedź („Rozumiem, dziękuję” lub „Brzmi jak dobry plan”), postaraj się odpowiedzieć zaraz po przeczytaniu wiadomości e-mail.
Czasami e-mail będzie wymagał informacji, których zebranie może zająć kilka dni - ale to nie znaczy, że możesz zostawić wiszących ludzi. „Poinformuj ich, że otrzymałeś ich e-mail, i wrócimy, gdy będziesz mógł” - mówi Symington.
I pamiętaj, aby używać wiadomości automatycznej odpowiedzi, jeśli podróżujesz lub po za biurem, dodaje, aby inni wiedzieli, że nie powinni oczekiwać odpowiedzi.

„Upewnij się, że przekazujesz odpowiednie osoby z właściwych powodów”, mówi Post. Zanim przejdziesz dalej, oceń wrażliwość treści - w tym wszelkie załączniki, nazwiska i informacje kontaktowe dla wszystkich osób powiązanych z wiadomością. Niektóre osoby wolą, aby ich dane kontaktowe pozostały prywatne. Jeśli wątek zawiera zbyt wiele szczegółowych punktów dyskusji, rozpocznij nową wiadomość e-mail.

ZWIĄZANE Z: Jak radzić sobie z 5 niezwykle denerwującymi sytuacjami współpracowników

Wszyscy tam byliśmy. Wirus bierze się w garść i zanim się zorientujemy, wysyłamy spam do dziadka z linkami, które sprawiłyby, że każdy się zarumieni. Jeśli otrzymasz wirusa, który jest oczywiście wirusem, powiadom o tym ofiarę, która może nie być wtajemniczona. „Po prostu powiedz:„ Chciałem poinformować cię, że to się dzieje ”, mówi Symington. „To miło zrobić”.

Zależy Ci na tym, aby zrobić dobre wrażenie osobiście, więc dlaczego nie utrzymywać swojej poczty e-mail na tym samym poziomie? „E-mail jest odzwierciedleniem Ciebie i powinien być pisany jak list, a nie tekst, przy jednoczesnym zachowaniu zwięzłości” - mówi Symington. Sprawdź pisownię, gramatykę i interpunkcję. Wszystkie wielkie litery oznaczają, że krzyczysz, a wszystkie małe litery oznaczają, że jesteś leniwy. Dodaje, że zbyt wiele czcionek, kolorów i uśmiechniętych twarzy może być irytujące.
Bądź przyjazny, nie próbując przesadzać z humorem. „Błąd po stronie ostrożności, nawet jeśli masz poczucie humoru”, mówi Gottsman. Dźwięk jest zbyt często zagmatwany w poczcie e-mail i nie chcesz wyglądać nieprofesjonalnie, ponieważ ktoś nie rozumie twojego żartu.

To jedno, jeśli jesz nieformalny posiłek ze znaczącym innym (a randka to jutro), ale absolutnie nie sprawdzaj e-maila na przyjęciu, mówi Post. Jeśli chodzi o spotkania w biurze, to zależy. Jeśli koledzy przynoszą telefony lub laptopy do sal konferencyjnych, aby uzyskać dostęp do poczty e-mail podczas spotkań, prawdopodobnie jest to w porządku. „Należy pamiętać, że kultury firmowe będą miały różne zasady dotyczące poczty elektronicznej”, mówi. „Aby mieć odpowiedni charakter, poznaj charakter e-maila w swojej pracy”.