Jak przechowywać i organizować ważne dokumenty w domu

Nawet najbardziej bałaganiarska, najbardziej przepełniona szafka na dokumenty osobiste może zostać zmobilizowana do złożenia - potrzebujesz tylko czasu, cierpliwości i solidnej strategii przechowywania papieru. Czy jesteś świeżo po szkole i dorosły po raz pierwszylub mieszkasz w domu dzieci, każdy z własnym zestawem ważnych dokumentów osobistych, potrzebujesz dożywotni system przechowywania papieru, który pomoże Ci uporządkować wszystko, od roszczeń ubezpieczeniowych po kartę kredytową sprawozdania. Oto jak sprawić, by wyszukiwanie i archiwizowanie ważnych dokumentów było jak najłatwiejsze w domu.

ZWIĄZANE Z:Jak wymienić (i przechowywać) najważniejsze dokumenty

1. Układaj stosy

Najpierw posortuj dokumenty na kategorie (gospodarstwo domowe, szkoła, zwierzęta). Niszcz nieaktualne lub niepotrzebne dokumenty zawierające dane osobowe, takie jak imię i nazwisko, adres, a zwłaszcza numer ubezpieczenia społecznego lub karty kredytowej. Mniej wrażliwe dokumenty można po prostu poddać recyklingowi.

2. Sortuj z łatwością

Twórz etykiety z kategoriami dużych zdjęć wymienionymi na początku, a następnie węższymi opisami („Medycyna: Julie” lub „Podatki: 2017”). Używaj folderów manila ze wszystkimi kartami po prawej lub lewej stronie - przewijanie jest szybsze niż kart o różnych pozycjach - i alfabetycznie.

3. Rozmiar odpowiednio

Określ, ile potrzebujesz miejsca do przechowywania. Jeśli na przykład przechowujesz większość swoich plików cyfrowo, nie używaj dużej szafki na dokumenty. To marnowanie miejsca i możesz pokusić się o wypełnienie go niepotrzebnymi plikami lub przedmiotami, które nie należą do szafki na dokumenty. Zamiast tego wybierz pole pliku pulpitu.

4. Rozważ częstotliwość

Nietypowe miejsca do przechowywania (pomyśl wysokie półki w rzadko używanych szafach) są idealnymi miejscami do archiwizowania plików, takich jak zeznania podatkowe i wyciągi bankowe. Zarezerwuj miejsca z łatwym dostępem do przedmiotów, których potrzebujesz częściej, takich jak formularze szkolne i przepisy kulinarne.

5. Utwórz lądowisko

Ustaw strefę codziennego zrzutu w obszarze o dużym natężeniu ruchu, takim jak kuchnia, na pocztę przychodzącą i dokumenty. Wyznaczenie jednego miejsca zapobiegnie gromadzeniu się stosów w całym domu. Skrzynka odbiorcza lub kosz naścienny pozwoli zaoszczędzić miejsce i sprawi, że będzie oczywiste, kiedy przedmioty się przepełnią i trzeba się z nimi uporać. Odfiltruj śmieci i papier wypełniający przed dodaniem czegokolwiek do strefy zrzutu. Zajmij się przedmiotami, które trafiają tu co najmniej dwa razy w tygodniu, a następnie złóż je lub poddaj recyklingowi.

6. Utrzymuj porządek

Wykonuj obszerną analizę swoich plików, do których regularnie uzyskujesz dostęp, co trzy do sześciu miesięcy. Archiwizuj lub niszcz dokumenty, które nie są już istotne. Deklaracje podatkowe i dokumenty dotyczące remontów gospodarstw domowych należy przechowywać przez co najmniej trzy lata.

Bonus: Przejście bez użycia papieru

Cyfrowe porządkowanie dokumentów wiąże się z mniejszymi problemami związanymi z przestrzenią, a narzędzie wyszukiwania w komputerze może pomóc Ci znaleźć dokładnie to, czego szukasz. Postępuj zgodnie z tymi samymi wytycznymi dla etykiet cyfrowych, jak dla etykiet fizycznych. Utwórz kopię zapasową plików na zewnętrznym dysku twardym lub skorzystaj z usługi przechowywania w chmurze, takiej jak Dysk Google. The Evernote Scannable aplikacja (darmowa; iOS) pomaga szybko konwertować pliki papierowe na cyfrowe.

Nasi eksperci

• Anna Bauer,Pinezka organizator domowy
• Jamie Hord, założyciel Horderly profesjonalne organizowanie
• Clea Shearer i Joanna Teplin, założyciele Edycja domowa
• Wendy Silberstein, założyciel Organizer estetyczny