Uporządkuj swoje życie zawodowe w 5 prostych krokach
Oceń wiadomości e-mail, które otrzymujesz każdego dnia. Otrzymujesz biuletyny lub aktualizacje, które Ci nie służą? Anuluj subskrypcję, mówi konsultant ds. Wydajności Carson Tate, założyciel firmy konsultingowej ds. Wydajności Prosta praca. Jeśli przetworzenie wiadomości e-mail zajmie mniej niż kilka minut, zrób to natychmiast, nawet jeśli oznacza to usunięcie lub zarchiwizowanie. Jeśli odpowiedź wymaga większego zaangażowania, spróbuj zmienić temat na element akcji. „Powiedz, że dostałem wiadomość e-mail na temat zmiany prezentacji PowerPoint. To jest mój krok działania, który wpisuję w temacie, więc nie muszę ponownie czytać wiadomości e-mail ”- mówi Tate. Czy Twój serwer e-mail może zautomatyzować niektóre czynności, które często robisz? Zamień typowe odpowiedzi w podpisy lub wypróbuj automatyczne archiwizowanie: „Możesz automatycznie napisać regułę w Outlooku przenosić wiadomości z bezpośrednich raportów do folderu plików ”, mówi Tate,„ co jest idealne do wyszukiwania rzeczy później."
Umieść wszystko, co robisz, w cyfrowym kalendarzu - w tym spotkania, tak, ale także zablokuj czas na zjedzenie lunchu. „Kalendarz jest wizualną manifestacją twojego czasu i powinieneś używać go jako planu na swój dzień, a nie jako miejsce, w którym inni mogą zaplanować dzień dla ciebie”, mówi John Zeratsky, współautor Znajdź czas: jak koncentrować się na tym, co ważne każdego dnia ($19; amazon.com). Rasmussen lubi Acuity Scheduling, platformę, która pozwala ci sprawdzić swoją dostępność wśród klientów i współpracowników. Zeracki uważa, że zorganizowany kalendarz może pokazywać, jak dobrze (lub źle) zarządzasz czasem. „Kiedy tygodnie będą naprawdę szalone, spojrzę wstecz. Odrobina refleksji pomaga mi lepiej planować w przyszłości. ”
Rasmussen mówi, że staraj się zmniejszyć liczbę luźnych dokumentów na biurku. (Aby jeszcze bardziej ograniczyć bałagan, zeskanuj dokumenty, które chcesz zachować, i utwórz plik dysk Google folder plików, abyś mógł uzyskać do nich dostęp w dowolnym miejscu.) Sortuj dokumenty na kategorie na podstawie tego, czy musisz je przeczytać, złożyć je, wysłać się na posłanie, zadzwonić do kogoś lub przejść do trybu online, aby śledzić w górę. Czujesz się przytłoczony całą gazetą? Wybierz tylko jeden obszar swojego miejsca pracy - może być tak mały jak jedna szuflada lub tak duży jak cały pulpit - i wyczyść wszystko, co wiesz, że nie potrzebujesz. Powtarzaj na większej liczbie obszarów, dopóki nie obejmiesz całego biura.
Pożycz strukturę organizacyjną smartfonów. Podobne aplikacje (aplikacje dla zdrowia lub aplikacje na zakupy) można grupować w folderach. Tate sugeruje stosowanie tego jako zasady przewodniej przy organizacji plików komputerowych. Pomocne może być także dodawanie dat do nazw folderów; to dobry moment, aby sprawdzić wytyczne firmy dotyczące przechowywania dokumentacji cyfrowej i dowiedzieć się, jak długo trzeba przechowywać dokumenty i co można skasować. W przypadku przechowywanych dokumentów „pomyśl o tym, jak i kiedy je odzyskujesz”, mówi Tate. Pliki, z których często korzystasz, powinny być łatwo dostępne. „Aby nazwać pliki dla swojego systemu wyszukiwania, spójrz na dokument i zadaj sobie pytanie:„ Co jest pierwsze Myślę o tym, kiedy patrzę na ten dokument? ”Cokolwiek przychodzi na myśl, to nazwa twojego pliku”, ona mówi.
Lauren McGoodwin, założyciel i dyrektor generalny firmy Kariera Contessa, strona kariery dla kobiet, sugeruje zapisywanie zadań na następny dzień przed wyjściem z biura każdej nocy. „Staram się umieszczać swoje zadania w priorytetach. Podzielę je na „wysoki priorytet”, „łatwe wygrane” i „mogę poczekać na następny dzień” - mówi. Takie postępowanie pomaga jej w wykonywaniu czynności osobistych, takich jak ćwiczenia, ponieważ widzi, kiedy będzie miała dużo czasu. To, czy Twoja lista będzie cyfrowa czy analogowa, zależy od Ciebie. Niektóre badania pokazują, że spisanie zadania może zwiększyć prawdopodobieństwo jego wykonania. Tate mówi, że woli listy cyfrowe, ponieważ może być trudno wyobrazić sobie przyszłe projekty, jeśli nie masz fizycznej przestrzeni dla nich w papierowym terminarzu; możesz łatwo śledzić przyszłe miesiące i lata w cyfrowym.