Sztuczki zwiększające produktywność, które utrzymują Cię na dobrej drodze

„Mam wrażenie, że spotkania, które prowadzę, nie zawsze są skuteczne”.

Przeprowadź audyt spotkania.

Dr Rebecca Sutherns jest założycielką Sage Solutions, firma konsultingowa specjalizująca się we wspólnym planowaniu strategicznym.

Najpierw zastanów się, jaki jest cel spotkania i czy jest to w ogóle konieczne. Jakie są minimalne wymagania dotyczące dyskusji - czy może to być rozmowa telefoniczna w cztery oczy? E-mail? Główne powody zorganizować spotkanie (lub Konferencja Zoom) mają na celu zmniejszenie martwych punktów i zwiększenie udziału wszystkich osób, więc zaplanuj osiągnięcie, jeśli te cele są najważniejsze.

Następnie oceń swoją listę gości. Zbyt wiele osób jest zapraszanych na spotkania, w których nie muszą uczestniczyć, i wszyscy byliśmy na spotkaniach, na których ludzie mówią: „Och, nie mogę podjąć decyzji w tej sprawie. Muszę zapytać tego a takiego ”. Sprawdź, czy lista zaproszonych jest kompletna (i czy jest tam „taki a taki”).

Zmień też miejsca spotkań twarzą w twarz. Ludzie często myślą bardziej kreatywnie, gdy przebywają w różnych miejscach, więc spróbuj zorganizować swoje cotygodniowe spotkania w różnych miejscach.

ZWIĄZANE Z: Zapomnij o zarządzaniu czasem—Uwaga Zarządzanie jest lepszą drogą do produktywności

Aby zebrać bardziej produktywnie, zaplanuj przebieg spotkania. Przygotuj wypunktowany plan z elementami do wykonania, takimi jak „Burza mózgów na temat tego pomysłu” lub „Podejmij decyzję x. ” Jeśli potrafisz dobrze zarządzać szczegółami i tematem spotkania, ludzie będą bardziej zaangażowani. Elementy wizualne pomagają także ludziom zachować zainteresowanie i zachować informacje; zastanów się nad przygotowaniem krótkiej prezentacji, aby zapewnić płynny przebieg spotkania.

Na koniec zapisywane jest to, co żyje po spotkaniu, więc upewnij się, że powstała dokumentacja. Następnie wyślij wiadomość e-mail z opisem kolejnych kroków i informacją, kto i kiedy co zrobi. Określ, jak wygląda „gotowe” dla każdego zadania do wykonania, aby każdy miał podobne oczekiwania.

„Chcę być na bieżąco z wiadomościami, ale czasami znajduję się w trendzie.”

Wybierz swoje wiadomości.

Jenna Lee jest dziennikarką, pisarką i producentem. Jest założycielką Leep Media i SmartHer News i były współzałożyciel Dzieje się teraz w Fox News.

Niezależnie od tego, czy pracujesz w domu, czy w biurze, dostęp do informacji przez cały dzień może wydawać się pracą na pełny etat, zwłaszcza w roku wyborczym, który zbiega się z pandemią. Przemyślenie tego, dokąd się wybierasz, ma kluczowe znaczenie dla uzyskania informacji, którym możesz zaufać.

Zacznij od zapisania się na codzienne podsumowanie e-mailowe wysyłane każdego ranka przez Twoje ulubione źródło wiadomości (spróbuj AP Morning Wirez Associated Press, aby zobaczyć, co dzieje się na całym świecie). Lub posłuchaj codziennych briefingów radiowych lub podcast w drodze do pracy lub przerwie na lunch.

ZWIĄZANE Z: Zajęty? Technika Pomodoro może zdziałać cuda, zwiększając produktywność - a wszystko, czego potrzebujesz, to minutnik

Jeśli czujesz się przytłoczony, próbując być na bieżąco, skoncentruj się tylko na trzech tematach, takich jak sytuacja gospodarki, gdzie są nasi żołnierze i być może innowacje zdrowotne - ta ostatnia jest świetnym sposobem na włączenie optymizmu do diety informacyjnej.

Weź również pod uwagę obserwowanie dziennikarzy fotograficznych w mediach społecznościowych. Mogą dodać ciekawe perspektywy, ponieważ tak naprawdę znajdują się w regionach, o których informują.

„Czuję, że zawsze mi przeszkadza, zarówno w biurze, jak i podczas pracy w domu”.

Chroń swój czas, stawiając z góry oczekiwania.

Deborah Grayson Riegel jest głównym mówcą, trenerem wykonawczym i konsultantem, który uczy komunikacji przywódczej.

Wyprzedź przeszkody, prosząc o pozostawienie samego siebie. Aby uzyskać jeszcze lepsze wyniki, określ dlaczego. Powiedz na przykład „Jestem w terminie, aby przekazać klientowi tę prezentację handlową”. Jeden podstawowy sposób budujemy zaufanie wśród innych, wyjaśniając nasze decyzje, nawet jeśli dana osoba się z tym nie zgadza im.

Nie wahaj się prosić o czas, którego potrzebujesz: badania pokazują to raz stężenie jest uszkodzony, odzyskanie przepływu zajmuje około 23 minut. Twoja prośba nie powinna być agresywna ani pasywna; powinno być stanowczy. Po tym, jak poprosisz współpracowników lub członków rodziny o pewien czas samotności, zamknij drzwi, załóż słuchawki, odwróć się wyłączyć powiadomienia i odłączyć się od wszystkich zewnętrznych źródeł - możesz nawet umieścić automatyczną odpowiedź na e-maile i SMS-y wiadomości. To sygnalizuje innym i sobie, że koncentrujesz się na czymś ważnym.

ZWIĄZANE Z: Jak być produktywnym, gdy wolisz być gdziekolwiek poza pracą

Jeśli nadal Ci przeszkadzają, spróbuj powiedzieć: „Jestem w trakcie czegoś. Możesz teraz mieć pięć minut mojego czasu, ale pamiętaj, że jestem rozproszony i nie będziesz miał mojej pełnej uwagi. Albo możesz mieć całą moją uwagę na x godzina. Który wolisz?" Jeśli teraz wybiorą pięć minut, musisz to uszanować.

Wyciąg z Mała księga umiejętności życiowych: radzenie sobie z kolacją, zarządzanie pocztą e-mail, pełne wdzięku wyjście i 152 inne sztuczki ekspertów ($20, amazon.com; $19, bookshop.org). użytkownika Erin Zammett Ruddy. Prawa autorskie © 2020. Dostępne w Grand Central Publishing, wydawnictwie Hachette Book Group Inc.