Jak pisać skuteczne e-maile w pracy

Jeśli kiedykolwiek otrzymałeś wiadomość e-mail od kolegi z nadmiernie szczegółowymi wskazówkami, niejasnymi żądaniami lub sposób uwzględniono zbyt wielu niepotrzebnych odbiorców, wiesz o znaczeniu skutecznej komunikacji e-mail w pracy. E-maile wysyłane bez organizacji lub myśli mogą w rzeczywistości utrudniać przepływ pracy, generalnie denerwować ludzi i powodować w inny sposób niewłaściwą komunikację.

Jak więc stworzyć przejrzysty, skuteczny e-mail, który zapewnia właściwą równowagę między szczegółowością a zwięzłością; taki, który trafia we wszystkie właściwe tematy dla wszystkich odpowiednich osób? Najpierw musisz wiedzieć, kiedy coś należy wysłać pocztą e-mail - w przeciwieństwie do bezpośredniej wiadomości, spotkanie osobistelub połączenie telefoniczne. Wiadomości e-mail są idealne do wysyłania dłuższych list instrukcji, rejestrowania projektu lub udostępniania plików. Komunikacja e-mailowa zapewni również pisemny zapis wszelkich ważnych rozmów, do których będziesz musiał się później odwoływać. Oto sześć rzeczy, które robią wszyscy skuteczni pisarze e-maili, zanim klikną „wyślij”.

1. Maksymalizuj wiersz tematu

Po pierwsze, musisz dostosować temat do wiadomości i / lub swojej odpowiedzi. Czy piszesz do kogoś, kto wysłał Ci e-maila w zeszłym tygodniu? Nie wyciągaj starej, niepowiązanej wiadomości i nie klikaj „odpowiedz” - to odbiorca zapomniał dokładnie to, co napisał do Ciebie tydzień temu. Pomóż im zorientować się i utwórz odpowiedź ze świeżym tematem odzwierciedlającym albo nowy temat, albo twoją odpowiedź na ich wiadomość (powiedz „Tło informacje o naszym najnowszym kliencie, Jane Doe ”lub„ Wskazówki dojazdu do naszego nowego domu w Cleveland ”), mówi Peggy Duncan, ekspert ds. wydajności osobistej w Atlanta. Mniej prawdopodobne jest pomylenie adresata, a później łatwiej będzie znaleźć wiadomość.

Po drugie, bądź konkretny. Na przykład, oto zły / niejasny temat: „Spotkanie pracowników”. Teraz jest lepszy: „Przynieś ten załącznik do godziny 14:00. spotkanie personelu ” szczegółowe informacje, takie jak potrzebne działanie lub szczegółowe informacje o tym, gdzie i kiedy, pomagają odbiorcy natychmiast ocenić wagę wiadomości, mówi Marsha Egan, Autor Skrzynka odbiorcza Detox i nawyk doskonałości e-mail ($20; amazon.com). Pomoże im również pamiętać o wykonaniu wymaganego zadania.

Nie wiesz, jaki powinien być temat? Pomyśl o słowach kluczowych, których użyłbyś, gdybyś później musiał znaleźć e-maila, mówi Nick Morgan, autor Czy mnie słyszysz? Jak łączyć się z ludźmi w wirtualnym świecie ($11; amazon.com).

2. Podaj szczegółowe instrukcje

Jasność pisemnych wskazówek może wpłynąć na skuteczność e-maila roboczego lub go zepsuć. Jeśli przypisujesz odpowiednie zadania do grupy osób, podziel je według osób i użyj punktorów, aby wszyscy dokładnie wiedzieli, czego potrzebujesz od nich.

3. Ostrożnie wybierz odbiorców

Napisz e-mail przed dodaniem odbiorców, mówi Vanessa Van Edwards, autorka Urzekaj naukę o sukcesach z ludźmi ($12; amazon.com). Pozwoli to nie tylko zapobiec przerażającemu przypadkowemu wysłaniu, ale także pozwoli dodawać odbiorców na podstawie treści wiadomości e-mail. Chcesz uniknąć tych długich wieloosobowych łańcuchów e-mail? Jeśli potrzebujesz kilku osób, aby komentować coś, na przykład dokument, zastanów się nad utworzeniem udostępniania plik (np. Dokument Google), w którym każdy może zaproponować zmiany w jednym miejscu bez wysyłania tysiąca e-maile.

ZWIĄZANE Z:Wszystko, co powinieneś (a nie powinieneś) zawierać w e-mailu o nieobecności

4. Wytnij język drenujący

Wysyłanie e-maila na temat snafu, który wymaga naprawy? Zamiast woskowac poetycki o tym, co to jest drag lub czyja to wina, skup się na Potrzebne działanie aby rozwiązać problem. Na przykład zamiast powiedzieć: „Klient ma problem z naszą prezentacją i tak będzie trudne do naprawienia, „spróbuj”, bardzo bym chciał, abyś pomógł naprawić coś, co klient przywołał na nasze wezwanie. ”To zrobi udzielanie negatywnej opinii lub bardziej efektywne żądanie nieprzyjemnych zadań przez e-mail.

5. Dołącz instrukcje odpowiedzi

Nawet jeśli Twój e-mail nie wymaga odpowiedzi („Będę na wizycie u lekarza przez następne dwie godziny” lub „Możesz oddać zgłoś jutro zamiast dziś ”), wiele osób czuje się zobowiązanych do uznania go„ OK ”lub„ Dzięki ”. na zewnątrz. „Jeśli nie chcesz odbierać odpowiedzi, na końcu wiadomości umieść„ Nie wymaga odpowiedzi ”- mówi Duncan. „Oszczędza to czas na obu końcach i zatrzymuje niepotrzebne wiadomości e-mail z bałaganu w skrzynkach odbiorczych.” Nie wahaj się też napisać „Z góry dziękuję”, gdy zadajesz komuś pytanie. Pozwoli ci to nie odczuwać pokusy, by wysłać jedno wierszowe „Dzięki”, gdy osoba odpisze.

6. Nie bądź zbyt osobisty

„E-maile dotyczą faktów, a nie uczuć”, mówi Egan. Ze względu na brak zmiany głosu i mowy ciała w korespondencji cyfrowej, pewne sentymenty - to, co myślisz o współpracowniku, co myślisz o przyjęciu twojego sąsiada - może być z łatwością źle zinterpretowany. Jeśli chcesz poruszyć delikatną (lub mniej niż pozytywną) kwestię, zadzwoń do nich.

ZWIĄZANE Z:7 przykazań etykiety e-mail Wszyscy powinni przestrzegać

• Caylin Harris

• Przez Andra Chantim

• Przez Maggie Seaver